Na podstawie art. 66 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym z dnia 27 lipca 2005 roku (t.j. Dz. U. z 2012 roku, poz. 572 z późn. zm.), § 12 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 14 września 2011 roku w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. Nr 201, poz.1188) oraz § 40 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego, zarządza się, co następuje:

§ 1

1. W Uniwersytecie Gdańskim prowadzona jest Księga dyplomów, zawierająca jednolitą numerację dyplomów ukończenia studiów wyższych na Uniwersytecie Gdańskim. Wzór Księgi stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Księga dyplomów tworzona jest w wersji elektronicznej i drukowana w jednym egzemplarzu, w tomach zawierających 1000 kolejnych numerów dyplomów.
3. Elektroniczna wersja księgi dyplomów jest przechowywana na serwerze Uniwersytetu Gdańskiego, a wersję drukowaną przechowuje Dział Kształcenia.

§ 2

1. Absolwent potwierdza odbiór dyplomu w podstawowej jednostce organizacyjnej prowadzącej studia poprzez złożenie podpisu na „Poświadczeniu odbioru dyplomu”. Wzór poświadczenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
2. Podstawę odbioru dyplomu przez osobę inną niż absolwent, stanowi upoważnienie zawierające potwierdzenie autentyczności podpisu osoby upoważniającej, dokonane przez dziekanat lub notariusza. Potwierdzenie odbioru dyplomu następuje poprzez złożenie podpisu na „Poświadczeniu odbioru dyplomu przez osobę upoważnioną”. Wzór poświadczenia stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.
3. Poświadczenia, o których mowa w ust. 1 i 2, są przechowywane w teczce osobowej studenta.

§ 3

W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem stosuje się:

1. Zarządzenie nr 38/R/10 Rektora UG z dnia 25 maja 2010 roku w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie zasad klasyfikowania oraz trybu postępowania przy przekazywaniu dokumentacji do Archiwum UG;
2. Zarządzenie nr 93/R/13 Rektora UG z dnia 16 października 2013 roku w sprawie ochrony danych osobowych  w Uniwersytecie Gdańskim.

§ 4

Traci moc obowiązującą zarządzenie Rektora UG nr 2/R/13 z dnia 8 stycznia 2013 roku w sprawie Księgi dyplomów oraz poświadczenia odbioru dyplomów ukończenia studiów wyższych na Uniwersytecie Gdańskim.

§ 5

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Rektor Uniwersytetu Gdańskiego
prof. dr hab. Bernard Lammek