Na podstawie art. 66 ust. 2 pkt 4 oraz art. 83 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz. U. z 2012 roku, poz. 572 ze zm.) oraz § 41 ust. 2 pkt 4 i ust. 4 oraz § 144 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 8 czerwca 2016 roku ze zm., zarządza się, co następuje:

 

§ 1.

Wprowadza się Regulamin organizacyjny administracji Uniwersytetu Gdańskiego stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

 

§ 2.

Nadzór nad realizacją postanowień regulaminu sprawuje Kanclerz.

 

§ 3.

Traci moc zarządzenie nr 3/R/14 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 22 stycznia 2014 roku w sprawie Regulaminu organizacyjnego administracji Uniwersytetu Gdańskiego.

 

§ 4.

1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
2. Dostosowanie zadań jednostek oraz stosunków pracy pracowników nastąpi zgodnie z odrębnymi przepisami.

 

Rektor
Uniwersytetu Gdańskiego
dr hab. Jerzy Piotr Gwizdała
profesor nadzwyczajny

 

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

Załącznik do zarządzenia Rektora UG nr 78/R/16

 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

ADMINISTRACJI UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO

 

ROZDZIAŁ I
Przepisy ogólne

 

§ 1.

1.      Niniejszy regulamin określa strukturę organizacyjną oraz ramowe zadania administracji Uniwersytetu Gdańskiego.

2.      Przez użyte w regulaminie określenia należy rozumieć:

1)        Ustawa - ustawę z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym ze zm.,

2)        Statut - Statut Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 8 czerwca 2006 roku ze zm.,

3)        Uczelnia - Uniwersytet Gdański,

4)        Jednostka - jednostkę organizacyjną administracji Uniwersytetu Gdańskiego.

 

§ 2.

1.      Administracją Uczelni zarządza Kanclerz w zakresie określonym przez Statut, niniejszy Regulamin oraz udzielone przez Rektora pełnomocnictwa.

2.      Pracę jednostek organizują ich kierownicy.

3.      Administracja Uczelni dzieli się na:

1)      administrację centralną,

2)      administrację wydziałową,

3)      administrację ogólnouniwersyteckich jednostek organizacyjnych.

 

§ 3.

1.      Do podstawowych zadań jednostek organizacyjnych administracji należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Uczelni od strony organizacyjnej, technicznej i zarządczej.

2.      Jednostki organizacyjne wykonują zadania odpowiednio do zakresu swojego działania.

3.      Rektor, Prorektorzy, Dziekani oraz Kanclerz mogą doraźnie ustalać dla określonej podległej jednostki dodatkowe zadania do wykonania w wyznaczonym terminie, niezawarte w jej zakresie działania.

 

§ 4.

1.      W ramach działalności jednostek ich kierownicy i pracownicy są zobowiązani ściśle ze sobą współpracować.

2.      W przypadku spraw, których opracowanie i realizacja wymaga współdziałania kilku jednostek, koordynacja pracy należy do kierownika jednostki, w której zakresie działania mieści się zagadnienie podstawowe.

3.      W celu wykonania zadania wykraczającego poza rzeczowy zakres działania jednej jednostki, odpowiednio Rektor, Dziekan lub Kanclerz może powołać zespół składający się z pracowników jednostek właściwych merytorycznie, wyznaczyć osobę kierującą zespołem, określić zadania zespołu oraz termin jego wykonania.

 

§ 5.

Do zadań jednostek należy w szczególności:

1)      zapewnienie warunków do realizacji zadań statutowych Uczelni;

2)      realizacja misji i strategii rozwoju Uczelni;

3)      identyfikacja, ocena i ochrona przed negatywnymi skutkami występującego ryzyka;

4)      dbałość o dobry wizerunek Uniwersytetu;

5)      rzetelne prowadzenie dokumentacji jednostki;

6)      przygotowywanie postępowań o zamówienie publiczne, związanych z działalnością jednostki;

7)      realizacja zadań określonych niniejszym Regulaminem oraz innymi wewnętrznymi aktami prawnymi.

 

 

ROZDZIAŁ II
Kierownicy i pracownicy jednostek organizacyjnych administracji

 

§ 6.

1.      Kierownik jest przełożonym pracowników danej jednostki i odpowiada za wykonanie wyznaczonych jej zadań.

2.      Do podstawowych obowiązków kierowników jednostek należy w szczególności:

1)      organizowanie, kontrolowanie i usprawnianie pracy podległych pracowników w celu rzetelnego i terminowego wykonywania zadań wchodzących w zakres działania jednostki;

2)      wykonywanie czynności kontroli zarządczej w tym zarządzanie ryzykiem;

3)      bieżące zapoznawanie się z obowiązującymi przepisami prawa i ich stosowanie;

4)      zapewnienie przestrzegania przez podległych pracowników porządku i dyscypliny pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych, informacji niejawnych, bezpieczeństwie i higienie pracy oraz właściwej ochronie przeciwpożarowej;

5)      wnioskowanie w sprawach indywidualnych dotyczących pracowników jednostki;

6)      kontrolowanie właściwego wykorzystania, zabezpieczenia i rozliczenia mienia powierzonego jednostce;

7)      zapewnienie archiwizacji dokumentów powstających w jednostce;

8)      wykonywanie innych czynności związanych z zajmowanym stanowiskiem.

2.      Kierownicy jednostek ponoszą odpowiedzialność materialną i służbową w zakresie szkód wynikłych z niedopełnienia lub zaniechania wykonania swoich obowiązków oraz nieegzekwowania posiadanych uprawnień.

3.      Kierownika jednostki organizacyjnej, w czasie jego nieobecności, zastępuje wyznaczony pracownik.

4.      Przekazywanie i przejmowanie obowiązków służbowych przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych oraz przez innych pracowników zatrudnionych na stanowiskach samodzielnych, odbywa się w formie protokołu. Sprawy związane z odpowiedzialnością za mienie Uczelni określa Instrukcja Kanclerza.

 

§ 7.

1.      Szczegółowe zadania oraz uprawnienia niezbędne do ich wykonania przydziela pracownikowi Kierownik, w porozumieniu z przełożonym nadzorującym daną jednostkę organizacyjną, w zakresie obowiązków.

2.      Do podstawowych obowiązków pracowników jednostek należy w szczególności:

1)      wykonywania pracy określonej przez bezpośredniego przełożonego w zakresie obowiązków;

2)      zaznajamiania się i stosowania przepisów prawa dotyczących wykonywanych zadań;

3)      pogłębiania wiedzy niezbędnej do wykonywania pracy, podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz dbania o jakość wykonywanej pracy;

4)      przestrzegania ustalonego porządku i organizacji pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych, informacji niejawnych, bezpieczeństwie i higienie pracy oraz właściwej ochronie przeciwpożarowej;

5)      dbania o powierzone mienie;

6)      wykonywania poleceń służbowych przełożonych;

7)      współdziałania z innymi pracownikami Uczelni.

 

 

ROZDZIAŁ III
Struktura organizacyjna oraz podporządkowanie jednostek organizacyjnych administracji

 

§ 8.

1.      Administracja Uczelni dzieli się na centralną, wydziałową oraz administrację ogólnouniwersyteckich jednostek organizacyjnych.

2.      Strukturę administracji centralnej oraz ogólnouniwersyteckich jednostek organizacyjnych dostosowaną do aktualnych celów i zadań Uczelni na wniosek Kanclerza tworzy Rektor. Schemat aktualnej struktury organizacyjnej administracji Uczelni stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

3.      Strukturę administracji wydziałowej na wniosek dziekana tworzy Rektor. Przykładowy podział organizacyjny wydziałowych jednostek administracji oraz ich zadania określa załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.

4.      Administracja ogólnouniwersyteckich jednostek organizacyjnych działa na podstawie uchwalonych przez Senat regulaminów tych jednostek.

 

§ 9.

1.      Jednostki organizacyjne administracji centralnej oraz administracji ogólnouniwersyteckich jednostek organizacyjnych Uczelni w zakresie nadzoru merytorycznego podlegają:

1)      Rektorowi lub wskazanemu przez Rektora Prorektorowi,

2)      Kanclerzowi lub wskazanemu przez Kanclerza jego zastępcy.

2.      Podziału kompetencji pomiędzy Rektora, Prorektorów i Kanclerza w odniesieniu do podległych jednostek organizacyjnych dokonuje Rektor.

3.      Podziału kompetencji pomiędzy zastępców Kanclerza w odniesieniu do podległych im jednostek dokonuje Kanclerz w uzgodnieniu z Rektorem.

 

§ 10.

Jednostkami administracji centralnej oraz administracji ogólnouniwersyteckich jednostek organizacyjnych Uczelni są w szczególności: działy, biura, centra, sekcje, inspektoraty, archiwum, straż uniwersytecka, sekretariaty, stanowiska, zespoły, ośrodki.

 

§ 11.

Jednostkami administracji wydziałowej Uczelni są w szczególności dziekanaty, biura dziekana i inne.

 

 

ROZDZIAŁ IV
Zadania jednostek podporządkowanych bezpośrednio Rektorowi

 

§ 12.

Jednostkami organizacyjnymi administracji centralnej podległymi bezpośrednio Rektorowi są: Stanowisko Asystenta Rektora, Biuro Rektora, Biuro Rzecznika Prasowego, Centrum Zarządzania Zasobami Ludzkimi, Biuro Prawne, Biuro Organizacji i Legislacji, Biuro Audytu Wewnętrznego, Biuro Kontroli Wewnętrznej, Sekcja ds. Ochrony Informacji Niejawnych 
i Danych Osobowych, Sekcja ds. Obronnych, Sekcja Zarządzania Ryzykiem, Gazeta Uniwersytecka.

 

§ 13.

Stanowisko Asystenta Rektora

1.      Ustala harmonogram pracy Rektora i terminy przyjęć interesantów, przyjmuje rozmowy telefoniczne, faksy oraz e-maile kierowane bezpośrednio do Rektora.

2.      Uczestniczy w wyznaczonych przez Rektora spotkaniach.

3.      Przygotowuje wyjazdy służbowe Rektora.

4.      Redaguje i kontroluje merytoryczną stronę opracowywanych w Sekretariacie Rektora pism i dokumentów.

5.      Przedstawia Rektorowi korespondencję, projekty pism oraz inne dokumenty przekazywane przez kierowników jednostek organizacyjnych.

6.      Dba o właściwy obieg korespondencji Rektora.

7.      Współpracuje z Biurem Rektora, dziekanatami wydziałów oraz innymi jednostkami organizacyjnymi w celu koordynacji pracy oraz prawidłowego obiegu informacji w Uczelni.

8.      Protokołuje posiedzenia Kolegium Rektorskiego.

9.      Organizuje pracę kierowców samochodów służbowych Rektora i Prorektorów.

 

§ 14.

Biuro Rektora

1.      Do zakresu działania Biura Rektora należy zapewnienie organizacyjnej i biurowej działalności Rektora a w szczególności:

1)      przekazywanie decyzji i poleceń Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza pracownikom lub jednostkom;

2)      gromadzenie dokumentacji niezbędnej do bieżącego zarządzania Uczelnią;

3)      obsługa interesantów;

4)      wykonywanie prac na bieżąco zleconych przez Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza.

2.      W skład Biura Rektora wchodzą:

1)      Sekcja Obsługi Administracyjnej Kierownictwa UG,

2)      Sekcja Marketingu,

3)      Zespół Doradców i Pełnomocników.

3.      Sekcja Obsługi Administracyjnej Kierownictwa UG:

1)      Prowadzi terminarze Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza.

2)      Przyjmuje i ewidencjonuje korespondencję Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza, pilnuje prawidłowego obiegu korespondencji i zajmuje się sprawowaniem nadzoru nad poprawnym działaniem Kancelarii Uniwersytetu.

3)      Organizuje posiedzenia uroczyste Senatu, Kolegium Rektorskiego, Kolegium Rektorskiego z Dziekanami, Konwentu Godności Honorowych, Komisji podporządkowanych Władzom Uniwersytetu.

4)      Protokołuje posiedzenia Kolegium Rektorskiego z Dziekanami.

5)      Prowadzi książkę kontroli oraz rejestr przeprowadzanych w Uniwersytecie zewnętrznych kontroli i audytów.

6)      Prowadzi obsługę administracyjną Komitetu Audytu.

7)      Koordynuje sprawy konferencji, zjazdów, posiedzeń i uroczystości organizowanych przez Władze UG.

8)      Organizuje spotkania związane z pełnieniem przez Władze UG funkcji reprezentacyjnych.

9)      Prowadzi ewidencję podpisywanych przez Rektora dyplomów ukończenia studiów.

10)  Prowadzi rejestr wydawanych delegacji służbowych pracowników administracji zatrudnionych w pionie Rektora, Prorektorów, Kanclerza i jego zastępców.

11)  Załatwia sprawy związane z rozpatrywaniem skarg i wniosków kierowanych do Władz Uniwersytetu.

12)  Udziela informacji na temat działalności organizacji studenckich i kół naukowych oraz prowadzi ich rejestr w Uniwersytecie Gdańskim.

13)  Prowadzi kalendarz rezerwacji sal w budynku Rektoratu UG.

14)  Prowadzi sekretariaty związków zawodowych działających w UG.

4.      Sekcja ds. Marketingu:

1)      Opiniuje działania promocyjne i informacyjne podejmowane indywidualnie przez jednostki pod kątem ich zgodności z identyfikacją wizualną oraz docelowym wizerunkiem Uczelni.

2)      Odpowiada za wdrożenie wśród jednostek identyfikacji Uniwersytetu Gdańskiego.

3)      Trzykrotnie w ciągu roku (marzec, czerwiec, wrzesień) we współpracy z Biurem Rekrutacji opracowuje, przedstawia do akceptacji Kolegium Rektorskiemu i nadzoruje kampanię promocyjną w mediach wspierającą rekrutację na wyższe studia stacjonarne i niestacjonarne, studia doktoranckie oraz studia podyplomowe.

4)      Wspiera promocje konferencji oraz innych ważnych wydarzeń i uroczystości organizowanych na Uniwersytecie Gdańskim.

5)      Współpracuje z osobami odpowiadającymi za działania promocyjne na poszczególnych Wydziałach.

6)      Archiwizuje dokumentację fotograficzną ważnych wydarzeń w działalności Uczelni.

7)      We współpracy z rzecznikiem prasowym i Działem Zamówień Publicznych przygotowuje i rozsyła do mediów płatne informacje dotyczące istotnych wydarzeń i osiągnięć Uniwersytetu Gdańskiego, jego pracowników oraz studentów.

8)      Dba o pozytywny wizerunek Uniwersytetu w internecie, aktualizuje informacje na jego temat zawarte w internetowych portalach edukacyjnych oraz w tzw. portalach społecznościowych.

9)      Zamawia oznakowane upominki reklamowe, materiały konferencyjne na potrzeby jednostek Uniwersytetu organizując sprzedaż w sklepie internetowym UG.

10)  Współpracuje z kołami naukowymi przy oznakowaniu konferencji oraz wydarzeń naukowych organizowanych przez studentów.

11)  Współpracuje z „Gazetą Uniwersytecką”, Redakcją Czasopisma Młodych Badaczy „Zatoka nauki” oraz z Radiem MORS przy przygotowaniu materiałów reportażowych z najważniejszych wydarzeń Uniwersytetu Gdańskiego.

12)  Organizuje „Targi Akademia” oraz współpracuje z wydziałami przy organizacji dni otwartych UG.

13)  Opracowuje i przygotowuje publikacje oraz materiały audiowizualne promujące Uniwersytet wśród różnych grup docelowych.

5.      Zespół Doradców i Pełnomocników Rektora:

Zadania oraz kompetencje doradców i pełnomocników Rektora określa Rektor w pełnomocnictwie lub w odrębnym dokumencie.

 

§ 15.

Biuro Rzecznika Prasowego

1.      Prowadzi współpracę z mediami na szczeblu uczelnianym.

2.      Buduje wizerunek Uczelni zgodnie z przyjętą strategią Uniwersytetu Gdańskiego.

3.      Prowadzi politykę informacyjną zgodnie z przyjętą strategią public relations Uniwersytetu Gdańskiego.

4.      Przygotowuje informacje dla mediów oraz konferencje prasowe na szczeblu uczelnianym.

5.      Reprezentuje w mediach stanowisko władz Uniwersytetu Gdańskiego w zakresie statutowej działalności Uczelni.

6.      Współpracuje z władzami Uniwersytetu Gdańskiego w zakresie prowadzenia media relations.

7.      Przygotowuje informacje na temat Uniwersytetu Gdańskiego na stronę internetową w zakresie strategicznych działań i kierunków rozwoju.

8.      Prowadzi monitoring mediów pod kątem publikacji o Uniwersytecie Gdańskim.

9.      Prowadzi archiwum informacji prasowych na temat Uniwersytetu Gdańskiego.

10.  Prowadzi bazy danych dziennikarzy oraz podmiotów medialnych zajmujących się edukacją, szkolnictwem wyższym i nauką.

11.  Współpracuje z Sekcją Marketingu Uniwersytetu Gdańskiego w zakresie działań promocyjnych.

12.  Zbiera i opracowuje dane do publikowanych w mediach rankingów uczelni wyższych.

13.  Przygotowuje uczelniany Newsletter oraz konsultuje z wydziałami przygotowywanie newsletterów wydziałowych.

 

§ 16.

Centrum Zarządzania Zasobami Ludzkimi

1.      Do zakresu działania Centrum Zarządzania Zasobami Ludzkimi należy realizacja podstawowych zadań Uczelni w zakresie pracowniczym i płacowym niezastrzeżonym do właściwości innych jednostek organizacyjnych a w szczególności:

1)      prowadzenie niezbędnej ewidencji i dokumentacji pracowniczej;

2)      prowadzenie akt osobowych;

3)      udzielanie niezbędnych informacji i porad w sprawach pracowniczych.

2.      Strukturę Centrum Zarządzania Zasobami Ludzkimi tworzą:

1)      Dział Kadr,

2)      Dział Płac,

3)      Dział Pracowniczych Spraw Socjalnych,

4)      Inspektorat BHP,

5)      Sekcja ds. Szkoleń.

3.      Dział Kadr:

1)      We współpracy z właściwymi organami oraz kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu realizuje założenia uczelnianej polityki personalnej.

2)      Prowadzi sprawy wynikające ze stosunku pracy wszystkich pracowników.

3)      Prowadzi ewidencję i akta osobowe pracowników.

4)      Wydaje świadectwa pracy, legitymacje służbowe, dokumenty poświadczające zatrudnienie.

5)      Zajmuje się sprawami związanymi ze zgłaszaniem i wyrejestrowywaniem do ubezpieczeń społecznych pracowników.

6)      Zajmuje się sprawami związanymi ze zgłaszaniem i wyrejestrowywaniem do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodzin pracowników podlegających tym ubezpieczeniom.

7)      Wykonuje czynności związane z kontrolą zwolnień lekarskich pod względem ich formalnej zgodności z obowiązującymi przepisami oraz na wniosek kierowników jednostek organizacyjnych występuje do ZUS o kontrolę prawidłowości wykorzystywania tych zwolnień.

8)      Służy pomocą przy kompletowaniu dokumentów emerytalnych i rentowych pracowników.

9)      Prowadzi wnioskowane sprawy dotyczące awansów, odznaczeń i nagród pracowników.

10)  Współuczestniczy w opracowywaniu i doskonaleniu zasad wynagradzania i premiowania pracowników oraz przygotowuje dokumentację służącą do naliczania nagród jubileuszowych i dodatku za wysługę lat.

11)  Organizuje i koordynuje sprawy okresowych ocen pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.

12)  Współdziała z komisją wspierającą Kanclerza przy rozpatrywaniu odwołań od ocen pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.

13)  Współdziała z Uczelnianą Komisją Odwoławczą do spraw Oceny Nauczycieli.

4.      Dział Płac:

1)      Prowadzi kontrolę merytoryczną, formalną i rachunkową dokumentów stanowiących podstawę naliczania wynagrodzeń.

2)      Sporządza listy wynagrodzeń i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy oraz listy wypłat zasiłków ZUS.

3)      Prowadzi kontrolę formalną i rachunkową umów o dzieło i zlecenia oraz rachunków wystawionych na ich podstawie i sporządza listy wypłat wynagrodzeń określonych w tych umowach.

4)      Oblicza świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz dokonuje ich rozliczeń z ZUS.

5)      Oblicza i sporządza zestawienia wynagrodzeń w celu naliczenia emerytury lub renty.

6)      Sporządza informacje dla ZUS o osiągniętym przychodzie emerytów i rencistów.

7)      Przygotowuje wypłaty gotówkowe i bezgotówkowe wynagrodzeń.

8)      Realizuje obowiązki płatnika składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, ubezpieczenia zdrowotne oraz fundusz pracy naliczonych od wypłaconych wynagrodzeń i zasiłków.

9)      W ramach obowiązków płatnika rozlicza zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłacanych wynagrodzeń oraz sporządza związaną z tym dokumentację.

10)  Przechowuje, zgodnie z obowiązującymi przepisami, listy płac, dokumenty stanowiące podstawę naliczania wynagrodzeń i świadczeń, dokumentację rozliczeniową z ZUS, kopie informacji o wysokości podatku dochodowego od osób fizycznych, zestawienia zbiorcze dotyczące wypłaconych wynagrodzeń.

11)  Wystawia pracownikom zaświadczenia o wysokości wynagrodzenia.

12)  Udziela informacji związanych z wypłatami wynagrodzeń oraz obciążającymi je podatkiem i składkami ZUS.

5.      Dział Pracowniczych Spraw Socjalnych:

1)      Prowadzi sprawy związane z administrowaniem zakładowym funduszem świadczeń socjalnych w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy i regulaminy.

2)      Zapewnia obsługę organizacyjną i biurową Komisji Socjalno-Mieszkaniowej, Komisji ds. Hoteli Asystenckich, Rad Mieszkańców tych hoteli.

3)      Prowadzi sprawy związane z kwaterowaniem w hotelach asystenckich, zamieszkiwaniem w mieszkaniach służbowych, w tym nalicza należności oraz monitoruje związane z nimi rozliczenia.

4)      Prowadzi rozliczenia związane ze świadczeniami pracowniczymi wynikającymi z przepisów kodeksu pracy oraz przepisów bhp.

5)      Oblicza i przygotowuje dokumentację dotyczącą wypłaty ekwiwalentów za odzież ochronną dla pracowników Uczelni.

6)      Zarządza Zespołem Hoteli Asystenckich oraz Ośrodkiem Wypoczynkowym w Łączynie.

6.      Inspektorat BHP:

1)      Kontroluje warunki pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, występuje do osób kierujących pracownikami z zaleceniami usunięcia stwierdzonych zagrożeń wypadkowych i szkodliwości (uciążliwości) zawodowych oraz uchybień w zakresie bhp, na bieżąco informuje pracodawcę o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych.

2)      Dokonuje okresowych ocen i analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, przedstawia propozycje przedsięwzięć techniczno-organizacyjnych poprawiających warunki pracy.

3)      Odpowiada za ustalenie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz wypadków studenckich podczas zajęć organizowanych przez Uczelnię, opracowywaniu dokumentacji powypadkowych i wniosków wynikających z dochodzeń powypadkowych, kontroluje realizację tych wniosków, a także sporządza dokumentację wypadków w drodze do pracy i z pracy.

4)      Prowadzi rejestry wypadków pracowników i studentów, a także zachorowań na choroby zawodowe.

5)      Wspiera kierowników jednostek w ocenie ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy i w ustalaniu stanowisk pracy do wykonania pomiarów i badań środowiska pracy, prowadzi karty pomiarów i rejestry tych badań.

6)      Opracowuje projekty aktów wewnętrznych dotyczących bhp oraz opiniuje instrukcje bhp na poszczególnych stanowiskach pracy oraz prowadzi doradztwo w ww. zakresie.

7)      Prowadzi wstępne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy dla nowo przyjętych pracowników Uniwersytetu oraz szkolenia okresowe dla pracowników w zakresie bhp i pierwszej pomocy.

8)      Współpracuje z jednostkami organizacyjnymi wyznaczonymi przez Rektora do realizacji nakazów, wystąpień, decyzji i zaleceń organów kontroli zewnętrznej nad warunkami pracy.

9)      Współdziała z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników oraz przeglądach stanowisk pracy z lekarzem.

10)  Uczestniczy w konsultacjach w zakresie bhp i p.poż. w pracach Komisji Bezpieczeństwa i Higieny Pracy i innych komisjach doraźnych powołanych do oceny bezpieczeństwa i higieny pracy.

7.      Sekcja ds. Szkoleń:

1)      Bada, analizuje i diagnozuje potrzeby szkoleniowe pracowników Uczelni oraz kontroluje ich efektywność.

2)      Opracowuje i realizuje założenia uczelnianego planu szkolenia zawodowego pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.

3)      Tworzy roczny plan szkoleń i monitoruje ich realizację.

4)      Przygotowuje projekty umów dotyczących dokształcania.

5)      Monitoruje proces dokształcania pracowników.

6)      Opracowuje zasady doboru i weryfikuje zleceniobiorców szkoleń.

7)      Opracowuje procedury tworzenia grup trenerów wewnętrznych.

8)      Inicjuje, organizuje szkolenia otwarte w zależności od potrzeb Uczelni.

9)      Pozyskuje środki na szkolenia i dokształcanie z powiatowych urzędów pracy, Unii Europejskiej i innych źródeł.

10)  Współpracuje z Urzędami Pracy w zakresie programów szkoleniowych.

11)  Analizuje oferty szkoleniowe Urzędów Pracy oraz innych organizacji.

12)  Opracowuje sprawozdania z realizacji planów szkoleniowych.

 

§ 17.

Biuro Prawne

1.      Udziela kierownictwu Uniwersytetu i zainteresowanym jednostkom organizacyjnym opinii i porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa.

2.      Informuje zainteresowane jednostki organizacyjne o:

1)      zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie ich działania,

2)      nieprawidłowościach w ich działalności w zakresie przestrzegania prawa i o konsekwencjach z tego wynikających.

3.      Przygotowuje i prowadzi sprawy przed sądami oraz zapewnia udział pełnomocnika Uniwersytetu w postępowaniu sądowym oraz przed innymi organami orzekającymi.

4.      Udziela informacji o przepisach prawnych organizacjom studenckim i doktoranckim działającym w Uniwersytecie na ich wniosek.

5.      Opiniuje pod względem prawnym projekty umów i innych aktów prawnych sporządzanych przez jednostki organizacyjne oraz uczestniczy w zespołach opracowujących projekty wewnętrznych aktów prawnych.

 

§ 18.

Biuro Organizacji i Legislacji

1.      W porozumieniu z właściwymi jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu opracowuje projekty wewnętrznych aktów normatywnych Uniwersytetu Gdańskiego oraz odpowiada za dokonanie ostatecznych uzgodnień i redakcję projektów uchwał Senatu, zarządzeń Rektora i Kanclerza.

2.      Prowadzi elektroniczną „Bazę Wewnętrznych Aktów Prawnych UG” oraz informuje jednostki organizacyjne o zmianach w prawie dotyczących działalności uczelni publicznych.

3.      Dokonuje przeglądu uchwał Senatu, zarządzeń Rektora oraz zarządzeń Kanclerza pod względem ich aktualności.

4.      Sprawuje merytoryczną opiekę nad stroną internetową Biuletynu Informacji Publicznej.

5.      Aktualizuje strukturę organizacyjną Uniwersytetu w oparciu o uchwały Senatu i zarządzenia Rektora.

6.      Prowadzi obsługę organizacyjną i biurową posiedzeń Senatu.

7.      Prowadzi obsługę organizacyjną i biurową Senackiej Komisji Organizacji i Rozwoju, Uczelnianej Komisji Wyborczej, Uczelnianej Komisji Oceniającej oraz innych, wskazanych przez Rektora, komisji i zespołów powołanych do opracowywania spraw doraźnych.

8.      Prowadzi obsługę organizacyjną i biurową Rzecznika Dyscyplinarnego ds. Postępowania Etycznego Nauczycieli Akademickich, Rzecznika Dyscyplinarnego oraz Komisji Dyscyplinarnej do spraw nauczycieli akademickich UG.

9.      Prowadzi obsługę organizacyjną i biurową rzeczników oraz komisji dyscyplinarnych ds. studentów i doktorantów.

10.  Współpracuje z Biurem Prawnym i Biurem Rektora w zakresie projektów wewnętrznych aktów prawnych oraz prowadzi obsługę organizacyjną i biurową zewnętrznych kancelarii prawnych współpracujących z Uniwersytetem Gdańskim.

11.  Archiwizuje oryginały wyroków sądowych, w których Uniwersytet Gdański reprezentowały kancelarie zewnętrzne.

12.  W oparciu o dane otrzymane od jednostek organizacyjnych sporządza projekt rocznego sprawozdania z działalności Uniwersytetu oraz roczne sprawozdanie ze sposobu załatwiania skarg i wniosków.

13.  Prowadzi ewidencję pełnomocnictw i upoważnień udzielanych przez organy Uczelni oraz monitoruje ich aktualność w porozumieniu z Biurem Rektora oraz Stanowiskiem Asystenta Rektora.

14.  Prowadzi rejestr doradców i pełnomocników Rektora.

15.  Prowadzi rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej oraz monitoruje ich realizację.

16.  Opracowuje i aktualizuje „Skład osobowy UG”.

17.  Prowadzi sprawy dotyczące pieczęci urzędowych UG oraz pieczątek służbowych.

 

§ 19.

Biuro Audytu Wewnętrznego

1.      Wspiera Rektora w osiąganiu wytyczonych celów poprzez systematyczne, niezależne i konsekwentne działanie o charakterze zapewniającym i doradczym, służące poprawie skuteczności zarządzania, w tym zarządzania ryzykiem oraz ocenie systemu kontroli zarządczej.

2.      Wykonuje zadania audytowe w zgodności z powszechnie uznawanymi standardami audytu wewnętrznego.

3.      Opracowuje, oparte o analizę ryzyka, roczne plany audytu.

4.      W zakresie zadań zapewniających dokonuje oceny, czy:

1)      strategie, programy i cele statutowe są realizowane i osiągane;

2)      ryzyko jest prawidłowo zidentyfikowane i zarządzane;

3)      istotne informacje finansowe, zarządcze i operacyjne są dokładne i terminowe;

4)      działania pracowników są zgodne z obowiązującymi procedurami oraz ustanowionymi standardami, w tym standardami kontroli zarządczej;

5)      uwzględniane są interesy i priorytety interesariuszy.

5.      Przeprowadza audyt wewnętrzny zlecony zgodnie z założeniami przekazanymi przez Ministra Finansów.

6.      Monitoruje realizację zaleceń wydanych przez audytorów wewnętrznych.

7.      Wykonuje czynności sprawdzające i doradcze wydanych zaleceń.

8.      Współpracuje z audytorami zewnętrznymi i organami kontroli zewnętrznych w zakresie uzgodnionym z Rektorem.

9.      Uczestniczy w przygotowaniu rocznych oświadczeń o stanie kontroli zarządczej.

 

§ 20.

Biuro Kontroli Wewnętrznej

1.      W uzgodnieniu z Kanclerzem przygotowuje roczny plan kontroli wewnętrznych.

2.      Przeprowadza planowe i doraźne kontrole działalności jednostek w celu zbadania efektywności i zgodności ich działania z obowiązującymi przepisami prawa.

3.      Opracowuje zalecenia pokontrolne.

4.      Monitoruje i kontroluje wykonanie, przez jednostki organizacyjne Uniwersytetu, zaleceń pokontrolnych wydanych przez podmioty kontrolujące.

5.      Przygotowuje roczną informację o wynikach przeprowadzonych kontroli oraz prowadzi ich archiwizację.

6.      Sporządza dokumentację z przeprowadzonych kontroli, prowadzi książkę kontroli wewnętrznych, rejestruje i zabezpiecza oraz przechowuje i archiwizuje materiały z przeprowadzonych kontroli.

7.      Współpracuje z instytucjami zewnętrznymi kontrolującymi działalność Uczelni.

 

§ 21.

Sekcja ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Danych Osobowych

1.      Realizuje zadania wynikające z ustawy o ochronie informacji niejawnych:

1)      zapewnia ochronę informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego;

2)      prowadzi szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych;

3)      na pisemne polecenie Rektora przeprowadza zwykłe oraz kontrolne postępowania sprawdzające wobec pracowników mających dostęp do informacji niejawnych;

4)      prowadzi aktualny wykaz osób zatrudnionych albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto;

5)      kontroluje przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych w jednostkach;

6)      przedkłada do zatwierdzenia Rektorowi instrukcje dotyczące sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych w Uczelni;

7)      opracowuje plan ochrony informacji niejawnych i nadzoruje jego realizację;

8)      opracowuje dokumentację określającą poziom zagrożeń związanych z nieuprawnionym dostępem do informacji niejawnych lub ich utratą;

9)      zarządza ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacuje ryzyko;

10)  podejmuje działania zmierzające do wyjaśnienia okoliczności naruszania przepisów o ochronie informacji niejawnych, zawiadamiając o tym Rektora, a w przypadku naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "poufne" również właściwą służbę ochrony państwa;

11)  przekazuje właściwej służbie ochrony państwa dane wymagane do ewidencji osób dopuszczonych do pracy lub służby na stanowiskach, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "poufne" a także do ewidencji osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa.

2.      Prowadzi kancelarię dokumentów niejawnych, w ramach której zapewnia:

1)      rejestrowanie dokumentów niejawnych,

2)      przekazywanie dokumentów niejawnych,

3)      obieg i wydawanie dokumentów niejawnych osobom uprawnionym.

3.      Współpracuje z administratorem systemu w zakresie zapewnienia ochrony systemów i sieci teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne.

4.      Realizuje zadania wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych, a w szczególności:

1)      zapewnia poprawność przetwarzania danych osobowych w Uczelni zgodnie z ustawą;

2)      wydaje zalecenia odnośnie ochrony danych osobowych oraz podejmuje działania monitorujące i kontrolne w jednostkach Uczelni, a także w podmiotach, którym Uczelnia powierzyła przetwarzanie danych osobowych;

3)      prowadzi centralny wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów i systemów zastosowanych do przetwarzania tych danych w Uczelni;

4)      prowadzi ewidencję miejsc przetwarzania danych osobowych i sposobu ich zabezpieczenia;

5)      wnioskuje o usunięcie uchybień w razie stwierdzenia naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych;

6)      sprawuje kontrolę nad nadawaniem i odwoływaniem uprawnień do przetwarzania danych osobowych oraz prowadzi centralną ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;

7)      monitoruje zalecenia i interpretacje Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w zakresie ochrony danych osobowych i implementuje je w Uczelni;

8)      organizuje szkolenia dla osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;

9)      zgłasza zbiory danych do rejestracji GIODO;

10)  reaguje na incydenty naruszenia ochrony danych osobowych w Uczelni.

5.      Współpracuje z Kanclerzem ds. Informatyzacji oraz Sekcją Zarządzania Ryzykiem.

 

§ 22.

Sekcja Zarządzania Ryzykiem

1.      Identyfikuje zewnętrzne i wewnętrzne rodzaje ryzyka związanego z funkcjonowaniem Uczelni.

2.      Opracowuje zasady i procedury zarządzania ryzykiem oraz wskazuje osoby odpowiedzialne za monitorowanie poszczególnych grup ryzyka.

3.      Zapewnia obsługę administracyjną Komitetu Ryzyka.

4.      Wspomaga działania kierowników jednostek organizacyjnych w zakresie identyfikacji i analizy ryzyka zagrażającego osiąganiu celów i zadań tych jednostek.

5.      Współtworzy i aktualizuje politykę zarządzania ryzykiem w Uniwersytecie.

6.      Przeprowadza szkolenia pracowników w zakresie efektywnego zarządzania ryzykiem.

7.      Administruje informatycznym Systemem Zarządzania Ryzykiem.

 

§ 23.

Sekcja ds. Obronnych

1.      Realizuje zadania postawione przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego dotyczące spraw obronnych.

2.      Prowadzi dokumentację dotyczącą świadczeń rzeczowych Uczelni na rzecz obowiązku obrony RP.

3.      Prowadzi szkolenia pracowników Uczelni dotyczące realizacji powszechnego obowiązku obrony RP oraz funkcjonowania Uczelni w stanach gotowości obronnej państwa, a także pracowników dziekanatów w zakresie korespondencji z Wojskowymi Komendami Uzupełnień dotyczącej studentów.

4.      Prowadzi szkolenia pracowników i propaguje zachowania z zakresu powszechnej samoobrony.

5.      W zakresie Obrony Cywilnej w Uczelni sporządza plany, analizy, informacje i sprawozdania.

6.      Współdziała z Wojewódzkim i Miejskim Komendantem OC w zakresie bezpieczeństwa, ochrony ludności i zarządzania kryzysowego.

7.      Aktualizuje ewidencję pracowników Uniwersytetu dla potrzeb Obrony Cywilnej umożliwiającą powołanie jej formacji do wykonania postawionych zadań.

8.      Prowadzi magazyn sprzętu Obrony Cywilnej.

9.      Wspomaga uruchomienie Stałego Dyżuru Uniwersytetu Gdańskiego oraz zabezpiecza jego działanie.

10.  W okresie poza funkcjonowaniem Stałego Dyżuru dba o przeszkolenie pracowników przewidzianych do działania w jego strukturze.

11.  Inicjuje i realizuje zadania z zakresu ochrony informacji niejawnych w obszarze dotyczącym obronności RP w Uczelni.

12.  Inicjuje osiąganie gotowości do realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem Uczelni w czasie kryzysu, zagrożenia bezpieczeństwa Państwa lub do czasowego zawieszenia działalności lub czasowego jej zamknięcia.

13.  Prowadzi ćwiczenia przewidziane do realizacji w Uczelni z programu szkolenia obronnego administracji rządowej Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego i Ministerstwa Obrony Narodowej.

 

§ 24.

Gazeta Uniwersytecka

1.      Wydaje i odpowiada za treść merytoryczną pisma społeczności akademickiej UG "Gazeta Uniwersytecka", a także jej formę elektroniczną w Internecie.

2.      Prowadzi obsługę administracyjną Rady Programowej "Gazety Uniwersyteckiej”.

3.      Publikuje teksty dotyczące życia Uczelni, w szczególności zapowiedzi wydarzeń odbywających się na Uczelni i relacje z tych wydarzeń.

4.      Publikuje teksty dotyczące nauki, szkolnictwa wyższego, kultury akademickiej i sportu akademickiego.

5.      Współpracuje z Biurem Rzecznika Prasowego, Redakcją Czasopisma Młodych Badaczy „Zatoka nauki” oraz z Radiem MORS oraz innymi jednostkami organizacyjnymi Uczelni.

6.      Współpracuje ze studenckimi i doktoranckimi kołami naukowymi oraz samorządem studentów i doktorantów.

7.      Współpracuje z uznanymi naukowcami z kraju i zagranicy.

8.      Przyjmuje na studenckie staże i praktyki w redakcji czasopisma. Współpracuje w tym zakresie z dziekanatami wydziałów oraz Biurem Karier.

9.      We współpracy z innymi jednostkami organizuje szkolenia dla studentów i doktorantów z zakresu tworzenia tekstów naukowych, prezentacji publicznych, praw autorskich, korzystania z czasopism naukowych.

 

 

ROZDZIAŁ V
Zadania jednostek podporządkowanych Prorektorowi ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą

 

§ 25.

Prorektorowi ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą podlega Biuro Nauki i Współpracy z Zagranicą.

 

§ 26.

Biuro Nauki i Współpracy z Zagranicą

1.      Biuro Nauki i Współpracy z Zagranicą koordynuje szereg działań realizowanych w obszarze nauki i umiędzynarodowienia. Podejmowane działania związane są m. in. z rozwojem kadry naukowej, działalnością wydawniczą i publikacyjną, współpracą międzynarodową, organizacją wyjazdów zagranicznych, wymianą studentów i kadry naukowej, promocją międzynarodową. Do zadań Biura należy także inicjowanie nowych projektów, podtrzymywanie kontaktów z innymi jednostkami naukowymi w kraju i za granicą oraz sprawozdawczość w podległym zakresie.

2.      Strukturę Biura Nauki tworzą:

1)      Sekcja Rozwoju Kadr i Badań Naukowych,

2)      Sekcja Współpracy Międzynarodowej (International Office),

3)      Sekcja Wymiany Zagranicznej Studentów.

3.      Sekcja Rozwoju Kadr i Badań Naukowych:

1)      Koordynuje prace związane z rozwojem kadry naukowej w zakresie formalności związanych z przygotowaniem wniosków o nadanie stopni naukowych albo tytułu naukowego, interpretacji prawnej przepisów związanych z awansem naukowym, konsultacji z Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz Centralną Komisją ds. Stopni i Tytułów, indeksami cytowań oraz innymi danymi bibliometrycznymi, a także: przygotowaniem dyplomów doktora i doktora habilitowanego, dyplomu doktora honoris causa oraz udzielaniem przez Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą stypendiów i urlopów naukowych.

2)      Obsługuje system POL-on i wprowadza dane w obszarze „stopnie i tytuły naukowe, czasopisma naukowe, patenty i wdrożenia” Współpracuje z jednostkami organizacyjnymi i koordynuje działania związane z wnioskowaniem o przyznanie środków na działalność statutową oraz projekty badawcze dla młodych naukowców.

3)      Prowadzi bieżący monitoring i analitykę osiągnięć naukowo-badawczych pracowników Uczelni.

4)      Koordynuje proces składania wniosków o nagrody naukowe m.in. Nagrody Ministra, Nagrody Prezesa Rady Ministrów i inne.

5)      Koordynuje udział Uczelni w konsultacjach społecznych nowych aktów prawnych w obszarze nauki.

6)      Współpracuje z innymi jednostkami organizacyjnymi w procesie gromadzenia i przekazywania danych niezbędnych do pozycjonowania UG w rankingach.

7)      Współpracuje z jednostkami organizacyjnymi przy wprowadzaniu danych niezbędnych do parametryzacji.

8)      Współpracuje z Biblioteką UG w zakresie administrowania bazą publikacji naukowych.

9)      Współpracuje z jednostkami organizacyjnymi w zakresie działalności wydawniczej czasopism naukowych.

10)  Uczestniczy w przygotowywaniu projektów wewnętrznych aktów normatywnych dotyczących badań naukowych oraz stopni i tytułów naukowych.

11)  Prowadzi stronę internetową poświęconą zadaniom realizowanym przez Sekcję.

12)  Prowadzi obsługę organizacyjną i biurową Komisji ds. Nauki oraz Komisji ds. Rozwoju Kadr Naukowych i Współpracy Międzynarodowej.

13)  Współpracuje z jednostkami organizacyjnymi i koordynuje działania związane z wnioskowaniem o przyznanie środków na działalność badawczą obejmującą dużą infrastrukturę badawczą.

14)  Współpracuje z Centrum Transferu Technologii w zakresie komercjalizacji wyników badań.

15)  Współpracuje z Parkami Naukowo-Technologicznymi w Polsce i za granicą.

4.      Sekcja Współpracy Międzynarodowej (International Office):

1)      Realizuje działania związane z inicjowaniem i koordynowaniem współpracy naukowej UG z zagranicznymi uczelniami i instytucjami badawczymi na szczeblu ogólnouczelnianym.

2)      Przygotowuje porozumienia o współpracy naukowej UG z zagranicznymi uczelniami i instytucjami badawczymi na szczeblu ogólnouczelnianym.

3)      Współpracuje z jednostkami organizacyjnymi w tworzeniu bazy zagranicznych ośrodków naukowych, w których mogą być realizowane projekty badawcze oraz staże naukowe a także wspomaga je w przygotowaniu umów w zakresie dwustronnej współpracy naukowej.

4)      Wydaje anglojęzyczny periodyk pn. UG International Cooperation Newsletter.

5)      Ewidencjonuje dokumentację związaną z umowami i porozumieniami o współpracy naukowej zawieranymi przez Uczelnię z ośrodkami nauki za granicą.

6)      Prowadzi ewidencję zgłoszonych wniosków oraz wydatków związanych z finansowaniem wymiany osobowej i realizacją projektów naukowych w zakresie dwustronnej współpracy naukowej wynikającej z umów międzynarodowych, koordynowanej przez MNiSW.

7)      Prowadzi sprawy związane z wyjazdami służbowymi za granicę pracowników i doktorantów w ramach programów i projektów finansowanych ze środków krajowych i międzynarodowych w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa.

8)      Prowadzi sprawy związane z wyjazdami służbowymi za granicę oraz każdy rodzaj wykonawcy a także z przyjazdami zaproszonych gości zagranicznych w ramach programów i projektów finansowanych ze środków krajowych i międzynarodowych.

9)      Udostępnia informacje o stypendiach zagranicznych, możliwościach i warunkach wyjazdu oraz sporządza kosztorysy wyjazdów.

10)  Weryfikuje i wysyła dokumenty dotyczące stypendiów i staży naukowych dla pracowników w ramach ofert Biura Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Międzynarodowej Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego (MNiSW).

11)  Prowadzi sprawy związane z realizacją staży naukowo-badawczych cudzoziemców stypendystów Rządu RP, kierowanych przez Biuro Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Międzynarodowej MNiSW.

12)  Zapewnia wsparcie organizacyjne zagranicznym studentom, doktorantom oraz naukowcom, którzy podejmują w Uczelni studia, realizują programy badawcze, stypendia, pobyty studyjne i inne, w szczególności w zakresie:

a)      prowadzenia spraw organizacyjnych i administracyjnych w obrębie Uczelni;

b)      zezwoleń na zamieszkanie na czas oznaczony, przedłużania wiz, ubezpieczeń zdrowotnych oraz zakwaterowania;

c)      umów i rozliczeń finansowych, wpłat czesnego oraz spraw podatkowych;

d)      kursów języka polskiego;

e)      w innych sprawach wynikających z bieżącego funkcjonowania zagranicznych studentów, doktorantów i naukowców w Uczelni.

13)  Prowadzi działania promocyjne w Polsce i za granicą we współpracy z Sekcją Marketingu i Sekcją Wymiany Zagranicznej Studentów.

14)  Współuczestniczy w tworzeniu materiałów promocyjnych w języku obcym.

15)  Organizuje wyjazdy na Międzynarodowe Targi Edukacyjne oraz konferencje związane z procesem umiędzynarodowienia Uczelni.

16)  Prowadzi stronę internetową w wersji polskiej i angielskiej poświęconą zadaniom realizowanym przez Sekcję.

17)  Opracowuje regulaminy, zarządzenia, zasady i wytyczne oraz przygotowuje sprawozdawczość w zakresie prowadzonych spraw.

5.      Sekcja Wymiany Zagranicznej Studentów:

1)      Prowadzi sprawy dotyczące współpracy zagranicznej Uniwersytetu z uczelniami zagranicznymi w oparciu o programy międzynarodowe, związane z wymianą studentów.

2)      Koordynuje Program Erasmus Plus poprzez:

a)      aktualizowanie informacji o Programie,

b)      opracowywanie aplikacji o przyznanie Kontraktu Uczelnianego/Karty Erasmusa dla Uniwersytetu,

c)      aktywne zabieganie o zawieranie umów dwustronnych z uczelniami zagranicznymi,

d)      opracowanie podziału środków finansowych dla Uczelni oraz indywidualnych beneficjentów zgodnie z wytycznymi Programu,

e)      organizację cyklicznych spotkań informacyjnych dla studentów oraz koordynatorów wydziałowych,

f)       podpisywanie umów z indywidualnymi beneficjentami Programu,

g)      prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją Programu,

h)      organizowanie wymiany studentów i nauczycieli akademickich oraz innych pracowników Uczelni,

i)       rekrutację studentów przyjeżdżających w ramach programu Erasmus.

3)      Prowadzi rekrutację kandydatów planujących podjąć studia pierwszego lub drugiego stopnia na zasadzie odpłatności oraz obsługę studentów zagranicznych z krajów niebędących członkami UE.

4)      Udziela zagranicznym kandydatom szczegółowych informacji o aktualnej ofercie edukacyjnej, procedury rekrutacyjnej i wizowej oraz spraw socjalno-bytowych związanych z pobytem w Polsce.

5)      Współdziała z wydziałami przy opracowywaniu oferty edukacyjnej i szczegółowych zasad rekrutacji na poszczególne kierunki studiów.

6)      Prowadzi aktywne działania w zakresie nawiązywania kontaktów z zagranicznymi podmiotami świadczącymi usługi rekrutacyjne oraz uczelniami i szkołami średnimi w celu pozyskiwania kandydatów na studia.

7)      Utrzymuje kontakty z polskimi placówkami dyplomatycznymi w krajach znajdujących się w obszarze zainteresowań Uniwersytetu oraz instytucjami państwowymi zajmującymi się obcokrajowcami przebywającymi w Polsce.

8)      Monitoruje proces nostryfikacji zagranicznych świadectw maturalnych (współpracując w tym zakresie z Kuratorium Oświaty) oraz proces nostryfikacji dyplomów ukończenia studiów wyższych.

9)      Prowadzi stronę internetową (w wersji polskiej i angielskiej) poświęconą zadaniom realizowanym przez Sekcję.

10)  Prowadzi doradztwo w zakresie możliwości wyjazdów studentów na stypendia zagraniczne.

 

 

§ 27.

ROZDZIAŁ VI
Zadania jednostek podporządkowanych Prorektorowi ds. Kształcenia

 

§ 28.

Do jednostek administracji centralnej podległych Prorektorowi ds. Kształcenia należą: Dział Kształcenia, Biuro Jakości Kształcenia, Biuro Karier.

 

§ 29.

Dział Kształcenia

1.      Nadzoruje i kontroluje sprawy z zakresu kształcenia na studiach wyższych, studiach doktoranckich, studiach podyplomowych oraz kursach dokształcających i szkoleniach, w tym wspiera Prorektora ds. Kształcenia w zakresie sprawowania nadzoru nad kształceniem w jednostkach organizacyjnych UG.

2.      Współpracuje z Centrum Informatycznym w zakresie zapewnienia merytorycznej funkcjonalności programu PENSUM.

3.      Nadzoruje dziekanaty w zakresie dokumentowania (w tym elektronicznego) procesu kształcenia oraz ewidencji druków ścisłego zarachowania.

4.      Przygotowuje i opiniuje projekty wewnętrznych aktów prawnych związanych z kształceniem.

5.      Sporządza sprawozdania, analizy, zestawienia statystyczne i raporty dotyczące studentów, doktorantów, słuchaczy studiów podyplomowych, uczestników kursów dokształcających i szkoleń oraz pracowników w zakresie minimum kadrowego, a także absolwentów Uczelni, ponadto, przygotowuje materiały informacyjne dotyczące powyższych zadań.

6.      Koordynuje rekrutację na studia doktoranckie i podyplomowe oraz nadzoruje prawidłowość przebiegu postępowania rekrutacyjnego.

7.      Koordynuje sprawy przyznawania stypendiów doktoranckich, zwiększenia stypendium doktoranckiego, stypendiów dla najlepszych doktorantów, nagród dla doktorantów, w tym Rektora, oraz monitoruje wykorzystanie na nie środków finansowych.

8.      Koordynuje sprawy związane z badaniami profilaktycznymi doktorantów.

9.      Koordynuje sprawy związane z nagrodami, wyróżnieniami oraz stypendiami naukowymi przyznawanymi studentom oraz doktorantom przez ministra, marszałka, prezydenta, fundacje, instytucje lub inne podmioty oraz prowadzi stronę internetową z informacjami w tym zakresie.

10.      Koordynuje sprawy dotyczące studiów podyplomowych oraz wykonuje wobec nich czynności administracyjne, związane ze sprawowaniem przez Prorektora ds. Kształcenia nadzoru nad studiami podyplomowymi.

11.  Koordynuje sprawy dotyczące kursów dokształcających i szkoleń oraz wykonuje wobec nich czynności administracyjne, związane ze sprawowaniem przez Prorektora ds. Kształcenia nadzoru nad kursami i szkoleniami.

12.  Prowadzi albumy studentów i księgi dyplomów oraz prowadzi gospodarkę druków ścisłego zarachowania związaną z tokiem studiów.

13.  Potwierdza, na żądanie uprawnionych podmiotów, uzyskane w Uczelni wykształcenie.

14.  Koordynuje i monitoruje działania związane z praktykami studenckimi.

15.  Pozyskuje i analizuje dane dotyczące rozliczania wykonania zajęć dydaktycznych.

16.  Współpracuje z Senacką Komisją ds. Kształcenia oraz zapewnia jej obsługę administracyjną.

17.  Współdziała z Radą Doktorantów UG oraz innymi organizacjami doktorantów działającymi w Uczelni.

18.  Koordynuje sprawy związane z realizacją projektu „Staże Brukselskie”.

19.  Koordynuje zawieranie umów o współpracy w zakresie kształcenia z innymi uczelniami, szkołami oraz instytucjami.

20.  Współpracuje z Radą Programową ds. E-learningu w rozwoju kształcenia z wykorzystaniem metod kształcenia na odległość.

21.  Koordynuje Program Mobilności Studentów MOST, a w tym:

1)      prowadzi korespondencję z Uniwersytecką Komisją Akredytacyjną oraz pośredniczy w relacjach między tą Komisją i studentami;

2)      prowadzi dokumentację związaną z realizacją Programu;

3)      informuje o możliwości przyjęcia na studia studentów innych polskich uczelni oraz podejmowania studiów przez studentów Uniwersytetu Gdańskiego na studiach w innych uczelniach.

 

§ 30.

Biuro Jakości Kształcenia

1.      Monitoruje jakość kształcenia na wszystkich formach studiów poprzez organizowanie badań służących pomiarowi jakości kształcenia wśród studentów, doktorantów, słuchaczy studiów podyplomowych, nauczycieli akademickich, innych pracowników Uniwersytetu Gdańskiego oraz poprzez analizę i publikowanie wyników wymienionych badań.

2.      Rozpowszechnia wiedzę obejmującą informacje dotyczące zagadnień związanych z zapewnianiem jakości kształcenia.

3.      Realizuje i koordynuje działania podejmowane w ramach Wewnętrznego Systemu Zapewniania Jakości Kształcenia, w tym zapewnia obsługę administracyjną Uczelnianego Zespołu ds. Zapewnienia Jakości Kształcenia.

4.      Współpracuje z Uczelnianym Zespołem ds. Zapewnienia Jakości Kształcenia, Wydziałowymi Zespołami ds. Zapewniana Jakości Kształcenia, Wydziałowymi Zespołami ds. Akredytacji, stowarzyszeniami absolwentów działającymi przy Uniwersytecie oraz innymi osobami i instytucjami, których działalność ma wpływ na jakość kształcenia.

5.      Przygotowuje zestawienia i analizy porównawcze wyników postępowań akredytacyjnych, monitoruje wdrażanie zaleceń pokontrolnych Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz innych jednostek akredytujących kształcenie na Uniwersytecie Gdańskim.

6.      Zajmuje się organizacją oraz obsługuje konferencje, seminaria jakościowe i dydaktyczne.

7.      Uczestniczy w projektach dotyczących jakości kształcenia realizowanych przez Uniwersytet.

 

§ 31.

Biuro Karier

1.      Prowadzi doradztwo zawodowe dla studentów i absolwentów Uniwersytetu Gdańskiego.

2.      Pozyskuje, w celu udostępnienia, informacje o rynku pracy oraz możliwościach podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

3.      Organizuje przedsięwzięcia rozwijające umiejętności, poszerzające wiedzę z zakresu rynku pracy oraz promujące aktywną postawę zawodową wśród studentów i absolwentów Uniwersytetu Gdańskiego, a także współpracuje z instytucjami i organizacjami realizującymi lub wspierającymi takie działania.

4.      Udostępnia studentom i absolwentom oferty pracy, praktyk i staży.

5.      Organizuje bezpośrednie kontakty studentów z pracodawcami, targi pracy itp. przedsięwzięcia.

6.      Monitoruje kariery absolwentów Uniwersytetu na rynku pracy.

7.      Promuje studentów i absolwentów Uniwersytetu Gdańskiego.

8.      Koordynuje projekt „Najlepsi Studenci”.

 

 

ROZDZIAŁ VII
Zadania jednostek organizacyjnych podporządkowanych Prorektorowi ds. Studenckich

 

§ 32.

Do jednostek organizacyjnych administracji centralnej podległych Prorektorowi ds. Studenckich należy: Biuro Rekrutacji, Akademickie Centrum Kultury Alternator, Biuro Parlamentu Studentów, Redakcja Czasopisma Młodych Badaczy „Zatoka nauki”, Radio MORS, Biuro ds. Osób Niepełnosprawnych.

 

§ 33.

Biuro Rekrutacji

1.      We współpracy z wydziałami podejmuje działania mające na celu opracowanie przepisów rekrutacyjnych dla kandydatów na studia w Uczelni.

2.      Obsługuje system Internetowej Rejestracji Kandydatów (IRK) oraz uczestniczy w pracach Zespołu ds. Internetowej Rejestracji Kandydatów dotyczących funkcjonalności systemu, merytorycznej zawartości pod kątem właściwej procedury rekrutacyjnej oraz zasad naboru na poszczególne kierunki studiów.

3.      Przeprowadza procedurę anonimizacji pracowników sporządzających testy egzaminacyjne.

4.      Nadzoruje opracowywanie testów egzaminacyjnych, przeprowadza ich rejestrację oraz dostarcza w odpowiednim terminie Wydziałowym Komisjom Rekrutacyjnym.

5.      Opracowuje harmonogramy egzaminów wstępnych.

6.      We współpracy z wydziałami oraz Sekcją Marketingu opracowuje informator dla kandydatów na studia oraz ulotki informacyjne o poszczególnych kierunkach studiów.

7.      W ramach czynności związanych z promocją oferty edukacyjnej bierze udział w Targach Edukacyjnych.

8.      Organizuje szkolenia członków komisji rekrutacyjnych z zakresu procedur rekrutacji.

9.      Nadzoruje poprawność przebiegu procesów związanych z procedurą rekrutacyjną oraz uzgadnia wzory decyzji, podań, zaświadczeń, zawiadomień i innych dokumentów związanych z postępowaniem rekrutacyjnym.

10.  Nadzoruje proces ogłaszania list kandydatów przyjętych na studia.

11.  Prowadzi obsługę organizacyjną i biurową Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej w zakresie:

1)      realizacji procedury odwoławczej od decyzji o nieprzyjęciu na studia,

2)      sporządzania dokumentacji z działalności Komisji.

12.  Opracowuje dokumentację sprawozdawczą z rekrutacji w zakresie liczby kandydatów oraz osób przyjętych na studia.

13.  Wykonuje zadania z zakresu polityki informacyjnej i promocyjnej dotyczącej rekrutacji na studia wyższe.

14.  Opracowuje merytorycznie i aktualizuje stronę internetową Uniwersytetu w zakresie rekrutacji na studia wyższe.

15.  Prowadzi sprawy związane z udzielaniem studentom i doktorantom zniżek w odpłatności za zajęcia dydaktyczne.

 

§ 34.

Akademickie Centrum Kultury „ALTERNATOR”

1.      Realizuje politykę kulturalną Uczelni przy współpracy z właściwymi podmiotami.

2.      Prowadzi działalność impresaryjno-promocyjną na rzecz środowiska akademickiego.

3.      Planuje i wydatkuje środki finansowe przeznaczone na rozwój kultury akademickiej.

4.      Udziela wsparcia przedsięwzięciom artystycznym i kulturalnym promującym środowisko Uniwersytetu Gdańskiego w regionie, kraju i za granicą.

5.      Wspiera inicjatywy społeczno-kulturalne studentów i pracowników Uniwersytetu na rzecz własnego środowiska, regionu i kraju.

6.      Animuje, inspiruje i udziela pomocy organizacyjnej studentom w ich działalności kulturalnej i edukacyjnej.

7.      Organizuje i nadzoruje działalność Akademickiego Chóru UG, Zespołu Pieśni i Tańca UG Jantar, Dyskusyjnego Klubu Filmowego UG Miłość Blondynki, periodyku naukowego Panoptikum, Kulturalnego Kolektywu, Studenckiej Agencji Fotograficznej oraz innych grup twórczości artystycznej studentów Uczelni. Planuje i kontroluje środki finansowe przeznaczone na ich działalność.

8.      Organizuje udział grup twórczości artystycznej w imprezach krajowych i zagranicznych.

9.      Kontroluje racjonalność wykorzystania majątku grup twórczości artystycznej oraz jego zabezpieczenie.

10.  Współpracuje z instytucjami kultury oraz innymi podmiotami w sprawach dotyczących prowadzonej działalności kulturalnej.

 

§ 35.

Biuro Parlamentu Studentów

1.      Prowadzi obsługę organizacyjną i biurową Parlamentu Studentów Uniwersytetu.

2.      Koordynuje sprawy konferencji, zjazdów, imprez, posiedzeń i innych uroczystości organizowanych przez Parlament Studentów.

3.      Prowadzi sprawy związane z funkcjonowaniem kół naukowych. W szczególności zajmuje się organizacją i prowadzeniem okresowych szkoleń dla nowych członków kół dotyczących systemu finansowania kół przez Uniwersytet oraz trybu rozliczania przyznanych funduszy.

4.      Zajmuje się rozliczaniem kół naukowych ze środków przyznanych z puli na koła naukowe oraz przez Parlament Studentów.

5.      Kontroluje prowadzenie dokumentacji kół obejmującej sprawozdania z całorocznej działalności oraz preliminarze na kolejne kwartały.

 

§ 36.

Redakcja Czasopisma Młodych Badaczy „Zatoka nauki”

1.      Wspiera i rozwija studencki i doktorancki ruch naukowy, kulturalny i artystyczny w Uczelni.

2.      Publikuje na swoich łamach wyniki prowadzonych przez studentów i doktorantów badań, sprawozdania z tych badań oraz artykuły naukowe i popularnonaukowe realizowane przez studentów, doktorantów i młodych pracowników nauki.

3.      Publikuje twórczość literacką i artystyczną studentów i doktorantów.

4.      Publikuje relacje z wydarzeń naukowych i kulturalnych.

5.      We współpracy z innymi jednostkami organizuje szkolenia dla studentów i doktorantów z tworzenia tekstów naukowych, prezentacji publicznych, praw autorskich , korzystania z czasopism naukowych.

6.      Organizuje studenckie staże i praktyki w redakcji czasopisma.

7.      Współpracuje z uznanymi naukowcami, inspirując tym własne badania młodych adeptów nauki i zachęca do dyskusji.

8.      Współpracuje ze studenckimi kołami naukowymi, przedstawicielami kierunku Dziennikarstwo i komunikacja społeczna w zakresie publikacji najlepszych reportaży, relacji, sprawozdań, recenzji i felietonów opracowywanych podczas zajęć.

9.      Współpracuje z Radiem MORS, Akademickim Centrum Kultury „Alternator” oraz Biblioteką oraz innymi jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie tematyki czasopisma.

 

§ 37.

Radio MORS

Koordynuje funkcjonowanie studenckiego radia MORS (Mega Otwartego Radia Studenckiego UG) ze szczególnym uwzględnieniem:

1)        współpracy z wydziałami UG, a w szczególności z Instytutem Filozofii, Socjologii i Dziennikarstwa,

2)        zapewnienia maksymalnego wykorzystania studia radiowego przez podmioty do tego predystynowane – m.in. studenckie zespoły muzyczne, teatralne, koła naukowe, itp.,

3)        zapewnienia dostępności studia radiowego do celów edukacyjnych i naukowych zgodnie z ustaleniami z wydziałami UG, a w szczególności z Instytutem Filozofii, Socjologii i Dziennikarstwa,

4)        zapewnienia należytego zabezpieczenie i wykorzystywania aparatury studia radiowego, w tym reżyserki dźwięku, studia nagrań, studia emisyjnego, serwerowni oraz stanowisk komputerowych i montażowych,

5)        współpracy z innymi ośrodkami naukowymi w zakresie edukacji dziennikarskiej i badań medialnych,

6)        współpracy z regionalnymi mediami, instytucjami kulturalnymi, biznesem w celu rozwoju oferty edukacyjnej studia radiowego, wykorzystania jego potencjału biznesowego i zwiększenia rozpoznawalności marki Mega Otwartego Radia Studenckiego (MORS),

7)        inicjowania przedsięwzięć mogących spopularyzować zarówno MORS jak i UG poza kanałem internetowym.

 

§ 38.

Biuro ds. Osób Niepełnosprawnych

1.      Prowadzi pracownię tyflotechnologiczną dla studentów niewidomych i niedowidzących oraz pracownię projektowania systemów wsparcia osób niepełnosprawnych i standaryzacji usług międzywydziałowych.

2.      Zajmuje się projektowaniem i tworzeniem rozwoju systemu wsparcia osób niepełnosprawnych w Uczelni.

3.      W ramach standaryzowania zajmuje się:

1)      gromadzeniem i analizą norm międzynarodowych i standardów przemysłowych dotyczących osób niepełnosprawnych oraz inicjowaniem zmian w krajowym procesie standaryzacyjnym i legislacyjnym,

2)      podejmowaniem działań wpływających na wyrównywanie zakresu usług specjalistycznych w Uczelni.

4.      Prowadzi internetowy serwis informacyjny poświęcony osobom niepełnosprawnym na Uniwersytecie.

5.      Zajmuje się digitalizowaniem dokumentów na potrzeby niewidomych studentów oraz formatowaniem i wykonywaniem wydruków brajlowskich.

6.      Dostosowuje materiały informacyjne do potrzeb niewidomych i niedowidzących, w tym istniejące zasoby Biblioteki UG oraz materiały pozyskane ze źródeł zewnętrznych.

7.      Instaluje, konfiguruje i testuje specjalistyczny sprzęt oraz jego oprogramowanie dla osób niewidomych.

8.      Organizuje i prowadzi szkolenia i doradztwo techniczne dla osób niepełnosprawnych.

9.      Gromadzi i analizuje informacje technologiczne o sprzęcie rehabilitacyjnym przeznaczonym dla osób niewidomych i niedowidzących.

10.  Podejmuje starania o uzupełnianie uniwersyteckich zasobów w sprzęt i nowe technologie wspomagające osoby niepełnosprawne.

11.  Rejestruje i analizuje interwencje i postulaty dotyczące osób niepełnosprawnych wpływające od społeczności akademickiej i jednostek organizacyjnych Uniwersytetu.

12.  Podejmuje niezbędne interwencje dotyczące osób niepełnosprawnych w Uczelni.

13.  Zajmuje się wypożyczaniem i udostępnianiem sprzętu rehabilitacyjnego osobom niewidomym i niedowidzącym.

14.  Opracowuje ekspertyzy dotyczące osób niepełnosprawnych i systemów informacyjnych.

 

 

ROZDZIAŁ VIII
Zadania jednostek organizacyjnych podporządkowanych Prorektorowi ds. Rozwoju

 

§ 39.

Do jednostek organizacyjnych administracji centralnej podległych Prorektorowi ds. Rozwoju należy: Biuro Zarządzania Projektami, Centrum Transferu Technologii oraz Biuro Rzecznika Patentowego.

 

§ 40.

Biuro Zarządzania Projektami

1.      Biuro Zarządzania Projektami uczestniczy w zarządzaniu strategicznym projektami, to jest:

1)      Prowadzi obsługę administracyjną Komitetu Sterującego ds. Projektów UG (przygotowuje materiały na posiedzenia Komitetu Sterującego, przedstawia propozycje zadań do aplikacji o środki z programów krajowych i międzynarodowych, w tym funduszy europejskich i funduszy strukturalnych oraz propozycje wniosków projektowych przygotowywanych przez pracowników Uniwersytetu Gdańskiego).

2)      Inicjuje i stymuluje procesy dostosowawcze wewnętrznych przepisów i procedur Uniwersytetu Gdańskiego do wymogów polskiego i wspólnotowego prawodawstwa w zakresie realizacji projektów krajowych i międzynarodowych.

3)      Inicjuje szkolenia kierowników projektów i innych pracowników Uniwersytetu Gdańskiego w zakresie dotyczącym projektów krajowych i międzynarodowych.

4)      Prowadzi dokumentację dotyczącą udziału poszczególnych jednostek Uniwersytetu Gdańskiego w programach krajowych i międzynarodowych.

5)      Przygotowuje, we współpracy z jednostkami Uniwersytetu Gdańskiego i instytucjami zewnętrznymi, projekty strategiczne.

2.      Strukturę Działu Zarządzania Projektami tworzą:

1)      Sekcja Przygotowywania i Wsparcia Projektów,

2)      Sekcja Monitoringu Projektów.

3.      Sekcja Przygotowywania i Wsparcia Projektów:

1)      Weryfikuje dokumenty aplikacyjne składane przez pracowników Uniwersytetu Gdańskiego zainteresowanych realizacją projektów finansowanych z programów krajowych, funduszy strukturalnych oraz środków międzynarodowych pod względem zgodności formalno-prawnej z wytycznymi programów i funduszy oraz możliwości sfinansowania planowanych wydatków ze wskazanych źródeł finansowania.

2)      Współpracuje z pracownikami Uniwersytetu Gdańskiego, organizacjami partnerskimi oraz wybranymi podmiotami doradczymi i konsultingowymi przy przygotowywaniu wniosków o dofinansowanie projektów z programów krajowych oraz funduszy międzynarodowych, w tym funduszy europejskich i funduszy strukturalnych UE).

3)      Pozyskuje i rozpowszechnia informacje oraz organizuje spotkania informacyjne dotyczące programów i funduszy krajowych i międzynarodowych oraz możliwości udziału w nich jednostek organizacyjnych UG.

4)      Koordynuje podpisywanie umów o dofinansowanie projektów.

5)      Wspiera pracowników UG w zakresie zgodności prowadzonych projektów z wytycznymi i zasadami programów.

4.      Sekcja Monitoringu Projektów:

1)      Prowadzi rejestr składanych i realizowanych projektów.

2)      Sprawuje nadzór formalny nad kierownikami projektów w zakresie zgodności realizacji projektów z powierzonymi obowiązkami, w szczególności z wytycznymi programowymi oraz warunkami zawartych umów o dofinansowanie.

3)      Prowadzi monitoring realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych z funduszy krajowych i międzynarodowych.

4)      Sporządza sprawozdania zbiorcze dotyczące udziału Uniwersytetu Gdańskiego w programach finansowanych z funduszy krajowych i międzynarodowych.

5)      Współpracuje z kierownikami projektów oraz jednostkami organizacyjnymi UG, w szczególności z Działem Finansowo-Księgowym Projektów, Centrum Inwestycji i Remontów w zakresie monitoringu realizowanych projektów.

6)      Prowadzi obsługę organizacyjno-administracyjną zewnętrznych kontroli, przeglądów okresowych i wizyt monitoringowych projektów krajowych i międzynarodowych.

7)      Dostarcza dane analityczne dotyczące udziału Uniwersytetu Gdańskiego w przedsięwzięciach finansowanych ze źródeł zewnętrznych na potrzeby wewnętrzne Biura oraz dla innych jednostek Uniwersytetu Gdańskiego.

8)      Prowadzi nadzór nad realizacją trwałości projektów wynikającą z umów o dofinasowanie projektów.

 

§ 41.

Centrum Transferu Technologii

1.      Wspiera pracowników naukowo-dydaktycznych i naukowych oraz jednostki organizacyjne UG w przygotowaniu ofert w zakresie komercjalizacji badań i transferu technologii.

2.      Współpracuje z zespołami naukowymi w zakresie poszukiwania odbiorców technologii.

3.      Opracowuje zasady komercjalizacji i uczestnictwa w procesach komercjalizacji.

4.      Obsługuje od strony prawnej i finansowej transfer komercjalizacji i technologii.

5.      Wspiera pracowników naukowo-dydaktycznych i naukowych w sprawach związanych z komercjalizacją.

6.      Współpracuje w zakresie upowszechniania i komercjalizacji wyników badań naukowych z rzecznikiem patentowym.

7.      Stymuluje zainteresowania studentów i doktorantów w obszarze innowacyjności, przedsiębiorczości i zarządzania własnością intelektualną.

8.      Ściśle współpracuje ze spółką celową UG do komercjalizacji pośredniej w procesie tworzenia przedsięwzięć komercyjnych, w tym firm „start-up” lub „spin-off” czy sprzedaży licencji.

9.      Monitoruje stan realizacji zobowiązań podjętych w ramach projektów w zakresie komercjalizacji wyników badań naukowych i prac rozwojowych.

10.  Poszukuje partnerów do konkretnych przedsięwzięć, w szczególności realizowanych we współpracy z sektorem gospodarczym, wskazanych przez Prorektora ds. Rozwoju, w tym informuje pracowników UG o programach, konkursach i innych inicjatywach we współpracy z Biurem Zarządzania Projektami, reprezentuje UG w odpowiednich sieciach i gremiach, uczestniczy w wydarzeniach informacyjnych, targach, spotkaniach brokerskich itp.

11.  Inicjuje współpracę z potencjalnymi partnerami gospodarczymi i wspiera proces nawiązywania kontaktów z zainteresowanymi jednostkami organizacyjnymi UG lub spółką celową UG do komercjalizacji pośredniej.

12.  Pozyskuje i realizuje projekty wskazane przez Prorektora ds. Rozwoju, w szczególności projekty we współpracy lub stymulujące współpracę z otoczeniem gospodarczym.

13.  Koordynuje udział UG w przedsięwzięciach realizowanych z udziałem gospodarki lub partnerów strategicznych.

14.  Pełni rolę Biura Projektu dla przedsięwzięć realizowanych w pionie Prorektora ds. Rozwoju.

15.  Współpracuje z Biurem Zarządzania Projektami w zakresie informowania o konkursach, programach i inicjatywach.

 

§ 42.

Biuro Rzecznika Patentowego

1.      Realizuje zadania związane z uzyskaniem praw wyłącznych odnoszących się do przedmiotów własności przemysłowej oraz monitoruje zachowanie tych praw, ich wykorzystanie i dochodzenie roszczeń.

2.      Występuje w charakterze pełnomocnika UG w postępowaniu przed Urzędem Patentowym RP, instytucjami międzynarodowymi, sądami i organami orzekającymi w sprawach własności przemysłowej.

3.      Współpracuje z jednostkami organizacyjnym i UG w zakresie zabezpieczania i uzyskiwania ochrony prawnej dla wyników prac badawczych i badawczo-rozwojowych, dokonywanych w UG.

4.      Udziela zainteresowanym pracownikom UG informacji patentowej i proceduralno-prawnej w ochrony własności przemysłowej.

5.      Współpracuje z innymi uczelniami, placówkami naukowo-badawczymi lub przedsiębiorcami, podejmującymi z UG wspólne działania naukowo-badawcze bądź innowacyjne w zakresie uzyskiwania, zachowywania lub wykonywania praw odnoszących się do przedmiotów własności przemysłowej.

6.      Współpracuje z instytucjami i organizacjami zewnętrznymi zajmującymi się sprawami własności przemysłowej.

7.      Współpracuje z jednostkami organizacyjnymi w pionie Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą oraz Prorektora ds. Rozwoju.

 

 

ROZDZIAŁ IX
Zadania jednostek organizacyjnych podporządkowanych Kanclerzowi

 

§ 43.

Kanclerz Uniwersytetu Gdańskiego wykonuje przypadające mu zadania przy pomocy swoich zastępców, do których należą: Kwestor, Zastępca Kanclerza ds. Administracyjnych, Zastępca Kanclerza ds. Informatyzacji oraz Zastępca Kanclerza ds. Inwestycji i Remontów.

 

§ 44.

Do jednostek organizacyjnych bezpośrednio podlegających Kanclerzowi należą: Dział Zamówień Publicznych, Kancelaria Ogólna, Sekcja ds. Rozliczeń, Sekcja ds. Zarządzania Aparaturą Badawczą, Sekcja ds. Ubezpieczeń. Do pionu Kanclerza należą również jednostki podlegające Zastępcom Kanclerza.

 

§ 45.

Dział Zamówień Publicznych

1.      Dział Zamówień Publicznych:

1)      Opiniuje tryb postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w Uczelni i sposób udzielenia zamówienia.

2)      Przeprowadza proces udzielania zamówień publicznych w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. 

3)      Sporządza roczny zbiorczy Plan Zamówień Publicznych Uniwersytetu Gdańskiego.

4)      Prowadzi centralny Rejestr Zamówień Publicznych i Konkursów udzielonych przez Uniwersytet.

5)      Nadzoruje poprawność i aktualizację informacji związanych z zamówieniami publicznymi na stronie internetowej Uczelni.

6)      Udziela zainteresowanej jednostce lub pracownikom informacji o obowiązujących przepisach prawa dotyczących zamówień publicznych, związanych z realizacją danego zamówienia.

7)      Przechowuje dokumentację postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, realizowanych w Dziale Zamówień Publicznych.

8)      Prowadzi merytoryczną obsługę Elektronicznego Systemu Zamówień Publicznych, w tym Systemu Zamówień Wewnętrznych Uniwersytetu Gdańskiego.

9)      Opiniuje realizację przez jednostki zamówień publicznych, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych.

10)  Przeprowadza instruktaż w zakresie zasad i trybu udzielania zamówień publicznych na wniosek zainteresowanej jednostki lub pracowników Uczelni.

11)  Inicjuje organizację szkoleń oraz udział pracowników Uczelni w szkoleniach dotyczących zamówień publicznych.

12)  Wnioskuje o powołanie Komisji Przetargowej.

2.      W skład Działu Zamówień Publicznych wchodzą:

1)      Sekcja Zamówień Publicznych,

2)      Sekcja Realizacji Umów.

3.      Sekcja Zamówień Publicznych:

1)      Przeprowadza postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w celu udzielenia zamówienia publicznego na dostawy, usługi lub roboty budowlane i prowadzi stosowną dokumentację postępowań.

2)      Przygotowuje dokumentację postępowań o udzielenie zamówienia publicznego do kontroli wewnętrznych i zewnętrznych.

3)      Obsługuje, z wyłączeniem czynności obsługi prawnej, od strony Uczelni proces postępowań odwoławczych do Krajowej Izby Odwoławczej.

4)      Sporządza i przekazuje Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych roczne sprawozdania dotyczące zamówień publicznych udzielonych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych i planowanych wstępnych zamówień dotyczących robót budowlanych.

5)      Na podstawie sprawozdań przekazanych z jednostek prowadzących Rejestry  zamówień publicznych udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu sporządza i przekazuje Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych roczne sprawozdania dotyczące zamówień publicznych udzielonych przez Uczelnię z wyłączeniem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

4.      Sekcja Realizacji Umów:

1)      Prowadzi elektroniczne rejestry realizacji umów zawartych w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych przez Sekcję Zamówień Publicznych.

2)      Monitoruje stan realizacji zawartych umów dotyczących dostaw sukcesywnych lub usług oraz przekazuje stosowne informacje do Sekcji Zamówień Publicznych z wyłączeniem: umów dotyczących robót budowlanych i inwestycji, umów dotyczących eksploatacji obiektów Uniwersytetu i dostaw mediów, których realizacją przedmiotową zajmują się właściwe jednostki organizacyjne Uniwersytetu.

3)      Przeprowadza kontrolę rejestów zamówień publicznych udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu prowadzonych przez jednostki organizacyjne.

4)      Rejestruje i sprawdza poprawność opracowania, odpowiednio dla danego postępowania o zamówienie publiczne lub dokonanych zakupów, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych, wszelkie dokumenty księgowe przekazywane przez jednostki organizacyjne, po czym przekazuje je do Działu Finansowego Uniwersytetu.

5)      Na wniosek zainteresowanej jednostki organizacyjnej lub pracowników Uniwersytetu przeprowadza instruktaż w zakresie prowadzenia Rejestrów zamówień publicznych udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu na podstawie art. 98 ust. 4 tej ustawy, w tym zamówień udzielonych na podstawie art., 4 pkt 8” i prawidłowego opracowywania dokumentów księgowych w zakresie rzeczowym działalności Działu Zamówień Publicznych.

 

§ 46.

Kancelaria Ogólna

1.      Przyjmuje dokumentację wpływającą, rejestruje ją w odpowiednich rejestrach systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) i rozdziela do właściwych jednostek organizacyjnych celem jej dalszej dekretacji.

2.      Zapewnia prawidłową wysyłkę korespondencji wychodzącej.

3.      Obsługuje elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP.

4.      Koordynuje współpracę z operatorem pocztowym realizującym usługi pocztowe na rzecz Uczelni.

5.      Obsługuje utworzone w Uczelni składy chronologiczne (uporządkowane zbiory dokumentacji w postaci nieelektronicznej) i współpracuje w tym zakresie z Archiwum.

6.      Współpracuje z punktami kancelaryjnymi na wydziałach i w jednostkach ogólnouniwersyteckich.

 

§ 47.

Sekcja ds. Rozliczeń

1.      Prowadzi centralny rejestr umów, porozumień i ugód.

2.      Nadaje numery zadań i prowadzi ich rejestr w systemie finansowo-księgowym zgodnie z Polityką Rachunkowości Uniwersytetu.

3.      Wprowadza dane kontrahentów z zarejestrowanych umów do systemu Finansowo Księgowego i sprawuje nadzór nad elektroniczną bazą kontrahentów.

4.      Wykonuje czynności kontroli następczej dokumentów finansowych oraz dokonuje ich akceptacji w ramach pełnomocnictwa.

5.      Z upoważnienia Rektora zatwierdza płatności Uniwersytetu w granicach pełnomocnictwa.

6.      Generuje w elektronicznym systemie bankowym dokumenty wyciągów bankowych z rachunków Uczelni będące podstawą księgowań.

7.      Potwierdza za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów finansowych stanowiące załączniki do sprawozdań finansowych oraz wniosków o płatność zgodnie z pełnomocnictwem.

 

§ 48.

Sekcja ds. Zarządzania Aparaturą Badawczą

1.      Ewidencjonuje i aktualizuje zasoby infrastruktury badawczej w obrębie Uczelni oraz zarządza jej użytkowaniem.

2.      Opracowuje wytyczne w sprawach związanych z procedurą zawierania umów o wykonywanie prac badawczych z użyciem infrastruktury badawczej.

3.      Przygotowuje i aktualizuje ofertę komercyjną oraz poszukuje partnerów komercyjnych do współpracy w zakresie użytkowania infrastruktury badawczej,

4.      Współpracuje z jednostkami organizacyjnymi i koordynuje działania związane z wnioskowaniem o przyznanie środków na działalność badawczą obejmującą infrastrukturę badawczą oraz opracowuje roczne plany zakupu aparatury badawczej.

5.      Gromadzi kompleksową dokumentację dotyczącą zakupu aparatury badawczej, m.in. wnioski o przyznanie dotacji, decyzje o przyznaniu dotacji oraz raporty z rozliczenia dotacji.

6.      Sprawdza poprawność wykonania decyzji poprzez analizę osiągnięcia efektów rzeczowych poniesionych nakładów w stosunku do wnioskowanych przed wysłaniem raportów końcowych.

7.      Współpracuje z Parkami Naukowo-Technologicznymi w Polsce i za granicą. 

8.      Współpracuje z Centrum Transferu Technologii w zakresie komercjalizacji wyników badań oraz udostępniania infrastruktury podmiotom zewnętrznym.

9.      Monitoruje przychody z udostępniania oraz koszty ponoszone na utrzymanie poszczególnych obiektów dużej aparatury badawczej.

10.  Współpracuje z Działem Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku w zakresie prowadzonej ewidencji infrastruktury, określania jej bieżącej wartości oraz przestrzegania wewnętrznych i zewnętrznych przepisów prawa w zakresie gospodarowania majątkiem.

11.  Prowadzi stronę internetową poświęconą zadaniom realizowanym przez Zespół.

12.  Opracowuje projekty regulaminów, zarządzeń, zasad i wytycznych oraz przygotowuje sprawozdawczość w zakresie prowadzonych spraw.

13.  Monitoruje wykorzystanie aparatury oraz opiniuje wnioski dotyczące wyłączenia aparatury z użytkowania.

 

§ 49.

Sekcja ds. Ubezpieczeń

1.      Opracowuje programy ubezpieczeniowe w zakresie ryzyk występujących w Uniwersytecie Gdańskim ubezpieczeń majątkowych, życiowych oraz ubezpieczeń grupowych pracowników.

2.      Przygotowuje dane do przeprowadzenia przetargu na usługi ubezpieczeniowe.

3.      Przeprowadza analizy zagrożeń i stanu zabezpieczeń w budynkach UG.

4.      Likwiduje szkody majątkowe.

5.      Przyjmuje zgłoszenia od jednostek na ubezpieczenie sprzętu użytkowanego poza terenem Uczelni oraz ubezpieczenie NNW studentów i doktorantów w czasie odbywania praktyk, staży, badań naukowych oraz prowadzenia prac rozwojowych;

6.      Opracowuje i zgłasza wnioski dotyczące ubezpieczeń oraz załatwia sprawy związane z zawieraniem umów ubezpieczeniowych.

7.      Udziela informacji w zakresie ubezpieczeń oraz współpracuje z brokerami ubezpieczeniowymi.

8.      Współpracuje z Prorektorem ds. Studenckich w zakresie ubezpieczeń studentów i doktorantów.

 

§ 50.

Ośrodek Konferencyjno-Szkoleniowy UG w Leźnie

1.      Prowadzi i promuje bazę noclegowo-szkoleniową Uniwersytetu w Leźnie.

2.      Zabezpiecza utrzymanie sprawności eksploatacyjnej wyposażenia Ośrodka.

3.      Przy współpracy z kwesturą prowadzi rozliczenie finansowe działalności Ośrodka.

4.      Prowadzi księgi meldunkowe i przyjmuje wpłaty za noclegi i posiłki.

5.      Zajmuje się akwizycją kontrahentów.

6.      Przygotowuje propozycje do rocznego planu remontów.

7.      Współdziała z Zastępcą Kanclerza ds. Inwestycji i Remontów oraz Działem Administracji i Transportu, w zakresie zapewnienia właściwego stanu technicznego instalacji i urządzeń.

8.      Dopilnowuje poprawności rozliczeń prowadzonych z tytułu świadczonych usług gastronomicznych.

 

§ 51.

Zastępca Kanclerza - Kwestor

1.      Kwestor wykonuje zadania głównego księgowego w zakresie:

1)      prowadzenia rachunkowości Uniwersytetu;

2)      wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;

3)      dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym.

2.      Kwestor nadzoruje działalność jednostek kwestury, wykonując zadania przy pomocy dwóch zastępców, których obowiązki ustalane są w ich zakresach czynności.

3.      Jednostki organizacyjne podległe Kwestorowi to: Dział Finansowy, Dział Księgowości Finansowej, Dział Finansowo-Księgowy Projektów, Dział Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku, Dział Kontrolingu, Dział Obsługi Kasowej, Sekcja ds. Sprawozdawczości, Sekcja ds. Windykacji, Stanowisko ds. Dokumentacji Finansowej, Stanowisko ds. Informatycznych Systemów Finansowo-Księgowych, Stanowisko ds. Obsługi Kasy Pożyczkowej przy UG.

 

§ 52.

Dział Finansowy

1.      Prowadzi obsługę finansową jednostek organizacyjnych Uniwersytetu w zakresie regulowania zobowiązań.

2.      Prowadzi kontrolę pod względem formalnym i rachunkowym oraz bada legalność dokumentów finansowych stanowiących podstawę do realizacji zobowiązań.

3.      Reguluje gotówkowe i bezgotówkowe zobowiązania Uczelni.

4.      Realizuje wypłaty i rozlicza przedpłaty, zaliczki udzielone kontrahentom, pracownikom, doktorantom i studentom.

5.      Prowadzi kontrolę formalną i rachunkową rozliczeń kosztów krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników, doktorantów i studentów, obsługuje wypłaty i rozliczenia dewiz przeznaczonych na służbowe wyjazdy zagraniczne.

6.      Rozlicza konferencje organizowane przez Uniwersytet Gdański.

7.      Wystawia faktury VAT oraz prowadzi rejestry w zakresie sprzedaży krajowej, wewnątrz wspólnotowego nabycia towarów oraz importu usług.

8.      Kontroluje pod względem rachunkowym raporty kasowe, kwitariusze przychodowe, rozliczenia wykorzystania biletów komunikacji miejskiej za przejazdy służbowe.

9.      Prowadzi i okresowo uzgadnia z ewidencją księgową imienny rejestr wynagrodzeń pracowników oraz stypendiów studenckich i doktoranckich niepodjętych w terminie oraz obsługuje ich wypłaty.

10.  Sporządza listy stypendiów doktoranckich, przygotowuje ich wypłatę w kasie i dokonuje przelewów na rachunki bankowe doktorantów.

11.  Prowadzi kontrolę formalno-rachunkową list stypendiów studenckich oraz dodatków stażowych, przygotowuje ich wypłatę.

12.  Organizuje i sporządza sprawozdawczość statystyczną dotyczącą obrotu towarowego realizowanego z państwami członkowskimi Unii Europejskiej.

13.  Prowadzi współpracę z bankiem w zakresie otwierania, zamykania i nadawania uprawnień do kont bankowych, obsługi kart płatniczych, wypłaty dewiz, obrotu czekowego oraz  realizacji innych transakcji.

14.  Obsługuje system bankowości elektronicznej.

15.  Rozlicza podatek dochodowy od osób fizycznych w ramach obowiązków płatnika tego podatku od realizowanych wypłat.

16.  Inwentaryzuje środki pieniężne w kasie na koniec roku obrotowego w drodze spisu z natury.

 

§ 53.

Dział Księgowości Finansowej

1.      Realizuje zadania w zakresie prowadzenia rachunkowości Uczelni, wykonywania obowiązków płatnika należności publiczno-prawnych, rozliczania kosztów poszczególnych rodzajów działalności Uniwersytetu oraz sporządza sprawozdania finansowe Uczelni zgodnie z obowiązującymi przepisami o rachunkowości, sprawozdawczości statystycznej i budżetowej.

2.      Prowadzi kontrolę kompletności i prawidłowości dokumentacji przyjętej do księgowania.

3.      Dekretuje dowody księgowe i ewidencjonuje je w elektronicznym systemie finansowo-księgowym Uniwersytetu Gdańskiego.

4.      Prowadzi księgi rachunkowe ze szczegółowością ustaloną w Zakładowym Planie Kont Uniwersytetu Gdańskiego oraz zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

5.      Prowadzi ewidencję księgową w zakresie kosztów i przychodów poszczególnych rodzajów i typów działalności.

6.      Prowadzi bieżącą analizę kosztów i przychodów poszczególnych rodzajów i typów działalności oraz dokonuje uzgodnień z jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu.

7.      Prowadzi ewidencję księgową oraz bieżącą analizę zwiększeń i zmniejszeń z zakresu funduszy tworzonych w Uczelni.

8.      Sporządza okresowe zestawienia obrotów i sald do prowadzonej ewidencji analitycznej w systemie finansowo-księgowym.

9.      Przeprowadza wycenę aktywów i pasywów, dokonuje rozliczenia kosztów i ustala wynik finansowy Uniwersytetu.

10.  Okresowo nalicza odpisy od przychodów i narzuty kosztów pośrednich zgodnie z Zasadami Gospodarki Finansowej Uniwersytetu Gdańskiego.

11.  Prowadzi rozrachunki z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, pozostałymi kontrahentami oraz rozrachunki publiczno-prawne.

12.  Dokonuje rozliczeń i uzgodnień sald w ramach poszczególnych rozrachunków.

13.  Dokonuje wyceny bilansowej rozrachunków w walutach obcych.

14.  Dostarcza pracownikom prowadzącym monitoring i windykację należności aktualnych informacji o stanie rozliczeń w ramach rozrachunków z odbiorcami.

15.  Wykonuje obowiązki płatnika w zakresie sporządzania deklaracji o wysokości podatku dochodowego od osób fizycznych i terminowego odprowadzania tego podatku.

16.  Dokonuje kontroli dokumentów w zakresie nabycia towarów i usług pod kątem prawa do odliczenia podatku VAT.

17.  Sporządza rejestry na potrzeby rozliczenia podatku od towarów i usług z Urzędem Skarbowym.

18.  Sporządza deklaracje w zakresie podatku od towarów i usług, odpowiada za ich terminowe złożenie we właściwym Urzędzie Skarbowym oraz sprawuje kontrolę nad terminowym odprowadzaniem tego podatku.

19.  Sporządza informacje podsumowujące o dokonanych wewnątrz wspólnotowych transakcjach i odpowiada za ich terminowe złożenie do Urzędu Skarbowego.

20.  Dokonuje bieżącej analizy przepisów prawa podatkowego.

21.  Monitoruje stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych otwieranych na potrzeby realizacji wyodrębnionych zadań.

22.  Prowadzi kontrolę raportów, sprawozdań z realizacji zadań pod względem zgodności z ewidencją księgową.

23.  Przeprowadza okresowe inwentaryzacje robót w toku zgodnie z ustawą o rachunkowości.

24.  Monitoruje przebieg finansowania projektów oraz zgodność wydatków z budżetami zadań.

25.  Współpracuje z instytucjami zewnętrznymi zaangażowanymi w realizację projektów w zakresie spraw finansowo-księgowych.

 

§ 54.

Dział Finansowo-Księgowy Projektów

1.      Dział Finansowo-Księgowy Projektów prowadzi obsługę finansową oraz prowadzi wyodrębnioną ewidencję  księgową projektów finansowanych ze źródeł krajowych i zagranicznych od momentu zawarcia umowy o dofinansowanie do momentu jej zakończenia, archiwizuje dokumentację finansowo-księgową oraz uczestniczy w kontrolach projektów w zakresie zagadnień finansowo-księgowych.

2.      Strukturę Działu Finansowo-Księgowego Projektów tworzą:

1)      Sekcja ds. Obsługi Finansowej Projektów,

2)      Sekcja ds. Ewidencji Księgowej Projektów.

3.      Sekcja ds. Obsługi Finansowej Projektów zajmuje się obsługą finansową projektów, to jest:

1)      Obsługuje projekty finansowane ze środków krajowych i zagranicznych pod kątem weryfikacji rozliczeń i obsługi płatności oraz współpracuje w tym zakresie z kierownikami projektów.

2)      Monitoruje stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych otwieranych na potrzeby realizacji projektów.

3)      Prowadzi kontrolę dokumentów dot. poniesienia kosztów pod względem formalnym i rachunkowym.

4)      Reguluje gotówkowe i bezgotówkowe zobowiązania Uniwersytetu w zakresie obsługiwanych projektów.

5)      Prowadzi kontrolę raportów, sprawozdań z realizacji projektów i wniosków o płatność pod względem rachunkowym, formalnym oraz zgodności z ewidencją księgową.

6)      Monitoruje przebieg finansowania projektów oraz zgodność wydatków z budżetami projektów.

7)      Współpracuje z instytucjami zewnętrznymi zaangażowanymi w realizację projektów w zakresie spraw finansowo-księgowych.

4.      Sekcja ds. Ewidencji Księgowej Projektów zajmuje się wyodrębnioną ewidencję księgową projektów, to jest:

1)      Prowadzi ewidencję księgową w zakresie obsługiwanych projektów na odpowiednich kontach księgowych, ze szczegółowością ustaloną w Zakładowym Planie Kont Uniwersytetu Gdańskiego oraz zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

2)      Prowadzi kontrolę raportów, sprawozdań z realizacji projektów i wniosków o płatność pod względem zgodności z ewidencją księgową.

3)      Monitoruje przebieg finansowania projektów oraz zgodność wydatków z prowadzoną ewidencją księgową projektów.

4)      Przeprowadza okresowe inwentaryzacje robót w toku zgodnie z ustawą o rachunkowości.

5)      Proponuje zmiany w Zakładowym Planie Kont w zakresie ewidencji księgowej projektów oraz zagadnień z nią powiązanych.

6)      Współpracuje z instytucjami zewnętrznymi zaangażowanymi w realizację projektów w zakresie spraw finansowo-księgowych.

 

§ 55.

Dział Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku

1.      Prowadzi rachunkowość Uniwersytetu w zakresie ewidencji analitycznej wartości majątku oraz jego umorzenia i amortyzacji ze szczegółowością ustaloną w Zakładowym Planie Kont Uniwersytetu Gdańskiego oraz zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

2.      Prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową (kartoteki, księgi inwentarzowe) w zakresie:

1)      środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych niskiej wartości, dla wszystkich jednostek Uniwersytetu;

2)      materiałów w magazynie UG i Wydawnictwie;

3)      metali szlachetnych i materiałów polikwidacyjnych;

4)      księgozbiorów i czasopism znajdujących się w Bibliotece UG;

5)      aparatury naukowo-badawczej.

3.      Okresowo nalicza amortyzację i umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

4.      Prowadzi kontrolę zgodności zapisów na kontach systemu finansowo-księgowego z ewidencją majątku.

5.      Prowadzi ewidencję i przechowuje dokumentację dotyczącą udostępniania sprzętu pracownikom poza teren Uczelni (rewersy).

6.      Sporządza sprawozdawczość statystyczną dotyczącą majątku Uczelni.

7.      Prowadzi czynności związane z inwentaryzacją majątku Uczelni:

1)      opracowuje plan, organizuje i przeprowadza inwentaryzację majątku Uczelni;

2)      rozlicza inwentaryzację i wyjaśnia wykazane różnice inwentaryzacyjne;

3)      przeprowadza procedury likwidacji w zakresie majątku rzeczowego;

4)      wystawia noty obciążeniowe w przypadku zawinionych niedoborów i szkód.

8.      Przy realizacji zadań przestrzega przepisów ustawy o rachunkowości, polityki rachunkowości Uniwersytetu, Instrukcji dotyczącej zasad inwentaryzacji rzeczowych składników majątku Uniwersytetu Gdańskiego.

 

§ 56.

Dział Kontrolingu

1.      Koordynuje prace dotyczące budżetowania jednostek i zadań, opracowywania planów rzeczowo-finansowych, monitoruje przebieg ich realizacji.

2.      Monitoruje i kontroluje plany rzeczowo-finansowe określonych obszarów działalności Uniwersytetu, w tym procesów dydaktycznych, badawczych, pomoc materialną dla studentów.

3.      Prowadzi bieżącą kontrolę przychodów i kosztów (wpływów i wydatków) jednostek organizacyjnych, bada rentowność poszczególnych zadań (form studiów, kierunków kształcenia itp.) i obszarów.

4.      Przygotowuje raporty, prognozy, analizy przychodów, kosztów i przepływów pieniężnych w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu oraz w ujęciu ogólnouczelnianym na potrzeby sprawozdawcze i zarządcze.

5.      Współdziała w tworzeniu i optymalizacji procesów dotyczących gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych.

6.      Dokonuje podziału dotacji budżetowej tzw. „podstawowej” zgodnie z obowiązującymi aktami normatywnymi UG.

7.      Przygotowuje informację dotyczącą stawek za godziny ponadwymiarowe na podstawie danych z podstawowych i międzywydziałowych jednostek organizacyjnych Uczelni.

8.      Opracowuje szacunkowe prognozy i kalkulacje kosztów kształcenia oraz wysokości opłat za usługi edukacyjne oraz sporządza kalkulacje nowo tworzonych kierunków studiów stacjonarnych i niestacjonarnych we wszystkich formach kształcenia.

9.      Dokonuje rozliczenia kosztów kształcenia na studia stacjonarne i niestacjonarne.

10.  Nadzoruje sporządzanie kosztorysów i sprawozdań realizowanych edycji studiów podyplomowych i kursów specjalistycznych oraz monitoruje ich wpływy i wydatki.

11.  Sporządza materiały merytoryczne na posiedzenia Senackiej Komisji Budżetu i Finansów oraz prowadzi jej obsługę organizacyjno-administracyjną.

12.  Koordynuje i monitoruje obieg dokumentów finansowych dotyczących działalności statutowej – utrzymanie potencjału badawczego oraz sporządza informację o wpływach i wydatkach w tym zakresie.

 

§ 57.

Dział Obsługi Kasowej

1.      Przeprowadza kontrolę formalną i badanie legalności dowodów kasowych oraz upoważnień będących podstawą wypłaty gotówki.

2.      Dokonuje wypłat gotówki w walucie polskiej.

3.      Przyjmuje wpłaty gotówkowe, wystawia przychodowe dowody kasowe.

4.      Rejestruje na kasie fiskalnej wpłaty dotyczące sprzedaży objętej rejestracją podatku VAT, sporządza raporty dobowe i okresowe zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

5.      Obsługuje moduł kasowy elektronicznego systemu finansowo-księgowego Uniwersytetu Gdańskiego oraz elektroniczny system FAST w zakresie wypłat stypendiów.

6.      Przechowuje wartości pieniężne z uwzględnieniem limitu pogotowia kasowego.

7.      Sporządza raporty kasowe i przekazuje wraz z dokumentacją obrotu gotówkowego do Działu Finansowego.

8.      Współpracuje z bankiem w zakresie obrotu gotówkowego Uniwersytetu.

9.      Zapewnia bezpieczeństwo przechowywania oraz transportu gotówki.

10.  Przyjmuje, wydaje i przechowuje druki kwitariuszy kasowych oraz prowadzi ewidencję w tym zakresie.

11.  Sporządza wykazy stypendiów niepodjętych w terminie.

12.  Przyjmuje, przechowuje i wydaje depozyty oraz prowadzi ewidencję w tym zakresie.

13.  Uczestniczy w inwentaryzacji wartości pieniężnych.

14.  Przy realizacji zadań przestrzega Zasad Gospodarki Kasowej oraz Regulaminu ochrony wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez Uniwersytet Gdański.

 

§ 58.

Sekcja ds. Sprawozdawczości

1.      Zarządza sprawozdawczością Uczelni i określa uprawnienia użytkowników Portalu sprawozdawczego UG w Głównym Urzędzie Statystycznym.

2.      Sprawuje nadzór nad prawidłowością i terminowością prac sprawozdawczych wykonywanych na podstawie ustawy o statystyce publicznej przez jednostki organizacyjne UG zgodnie z kompetencjami.

3.      Sprawuje nadzór nad prawidłowością i terminowością prac sprawozdawczych realizowanych przez jednostki organizacyjne UG w Zintegrowanym Systemie Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on.

4.      Koordynuje przekazywanie danych do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on.

5.      Sporządza sprawozdania oraz informacje ekonomiczne i statystyczne według właściwości.

 

§ 59.

Sekcja ds. Windykacji

1.      Prowadzi monitoring należności w zakresie usług dydaktycznych, naukowo-badawczych, wydawniczych, najmu nieruchomości oraz naliczonych odsetek, kar umownych i odszkodowań oraz refundacji poniesionych kosztów.

2.      Przygotowuje i wysyła ponaglenia oraz wezwania do zapłaty.

3.      Stosuje dostępne metody odzyskania należności określone w wewnętrznych aktach prawnych.

4.      Gromadzi materiały niezbędne dotyczące do przekazania sprawy do Biura Prawnego w celu skierowania jej na drogę postępowania sądowego oraz egzekucji komorniczej.

5.      Sprawuje opiekę merytoryczną nad procesem monitoringu i windykacji przedsądowej przez pozostałe jednostki organizacyjne uczelni.

6.      Opracowuje procedury pozwalające na zwiększanie ściągalności należności od kontrahentów.

7.      Analizuje sytuację kontrahentów zalegających z płatnościami poprzez regularne sprawdzanie danych w rejestrach działalności gospodarczej.

8.      Przygotowuje analizy i sprawozdania z czynności windykacyjnych.

9.      Przygotowuje projekty porozumień i ugód z kontrahentami w ramach czynności windykacyjnych przedsądowych.

10.  Prowadzi rejestr spraw objętych windykacją przedsądową, sądową oraz egzekucją komorniczą.

 

§ 60.

Stanowisko ds. Dokumentacji Finansowej

1.      Prowadzi dokumentację kwestury i nadzoruje jej obieg.

2.      Prowadzi kontrolę formalną dokumentów finansowych składanych do akceptacji kwestora, w szczególności wniosków o dofinansowanie z budżetu państwa, wniosków o utworzenie etatów, wniosków o wszczęcie zamówień publicznych, umów, raportów, zamówień.

3.      Prowadzi wstępną kontrolę prawidłowości źródeł finansowania określonych we wnioskach o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne, umowach na zakup towarów i usług, wnioskach o utworzenie etatów i innych dokumentach wymagających kontrasygnaty finansowej kwestora.

4.      Prowadzi rejestr dotacji i dofinansowań z budżetu państwa oraz inną dokumentację na potrzeby planistyczne kwestury.

5.      Prowadzi obsługę administracyjną i kancelaryjną kwestury.

6.      Prowadzi archiwizację dokumentacji finansowej kwestora.

7.      Obsługuje elektroniczny system zamówień publicznych w zakresie przydziału kompetencji do kontroli źródeł ich finansowania.

8.      Współpracuje z Sekcją ds. Rozliczeń w zakresie rejestracji umów i zadań wynikających z decyzji o dotacjach i dofinansowaniach otrzymanych przez Uniwersytet.

 

§ 61.

Stanowisko ds. Informatycznych Systemów Finansowo-Księgowych

1.      Nadzoruje prawidłowe funkcjonowanie systemów informatycznych działających w jednostkach podległych Kwestorowi oraz współpracuje z ich autorami w zakresie konserwacji i rozwoju systemów, aktualizacji oprogramowania.

2.      Nadzoruje, konserwuje i aktualizuje programy Pożyczki Mieszkaniowe, Świadczenia Emerytów, Stypendia Doktoranckie.

3.      Zajmuje się sprawami związanymi ze zgłaszaniem do ubezpieczeń społecznych osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.

4.      Obsługuje system „Płatnik” w zakresie przekazywanie dokumentacji do ZUS.

5.      Wykonuje analizy na kartotece wynagrodzeń i kartotece księgowej oraz tworzy na ich podstawie zbiorcze informacje dla potrzeb zarządczych.

6.      Uczestniczy we wdrożeniach systemów, oprogramowań użytkowanych przez jednostki organizacyjne Kwestury.

 

§ 62.

Stanowisko ds. Obsługi Kasy Pożyczkowej przy UG

1.      Prowadzi sprawy związane z przyjmowaniem wkładów członkowskich, udzielaniem pożyczek długoterminowych i krótkoterminowych (tzw. „chwilówek”), przyjmuje wnioski, sporządza umowy o pożyczki.

2.      Współdziała z Działem Obliczeń Płac w zakresie wypłacania, spłat i umorzeń pożyczek.

3.      Przynajmniej raz w roku informuje członków kasy o stanie ich wkładów i zadłużeń.

 

§ 63.

Zastępca Kanclerza ds. Administracyjnych

Jednostkami administracji nadzorowanymi przez Zastępcę Kanclerza ds. Administracyjnych są: Dział Administracji i Transportu, Dział Studenckich Spraw Socjalnych, Dział Zarządzania Nieruchomościami, Straż Uniwersytecka, Archiwum.

 

§ 64.

Dział Administracji i Transportu

1.      Zarządza i koordynuje pracę poszczególnych zespołów obiektów użytkowanych przez Uniwersytet (z wyłączeniem domów studenckich i hoteli asystenckich, Ośrodka Konferencyjno-Szkoleniowego w Leźnie oraz Ośrodka Wypoczynkowego w Łączynie) a w szczególności:

1)      Rozlicza koszty utrzymania administrowanych obiektów.

2)      Zapewnia ochronę powierzonego mienia Uniwersytetu i pilnuje realizowania spraw związanych z ochroną przeciwpożarową i prowadzeniem Książek Obiektów Budowlanych.

3)      Kontroluje prawidłowość pobierania i rozliczania środków pieniężnych w zarządzanych Zespołach Obiektów przez uprawnionych pracowników zgodnie z Zasadami Gospodarki Kasowej obowiązującymi w Uczelni.

4)      Prowadzi rozliczenia i windykację należności od kontrahentów dotyczących krótkoterminowego wynajmu pomieszczeń i powierzchni oraz innych usług, zgodnie z procedurami obowiązującymi w Uniwersytecie.

5)      Prowadzi monitoring zużycia mediów i rozlicza koszty utrzymania administrowanych obiektów.

6)      Dokonuje merytorycznej i formalnej kontroli dokumentów dotyczących kosztów utrzymania obiektów i działalności administracji centralnej.

7)      Prowadzi rejestr kosztów z podziałem na poszczególne jednostki organizacyjne i obiekty Uniwersytetu.

8)      Prowadzi dokumentację dotyczącą telefonii komórkowej funkcjonującej w Uniwersytecie.

9)      W porozumieniu z Centrum Inwestycji i Remontów opracowuje potrzeby remontowe administrowanych obiektów.

10)  Współpracuje z Dziekanami i jednostkami organizacyjnymi podległymi Zastępcy Kanclerza ds. Inwestycji i Remontów w zakresie wykonywanych zadań.

11)  Działowi podlegają Zespoły Obiektów, które:

a)      zapewniają ochronę powierzonego mienia i składników wyposażenia obiektów;

b)      dbają o aktualizację treści instrukcji bezpieczeństwa pożarowego oraz o zachowanie terminowości wpisów w Książce Obiektu Budowlanego;

c)      współpracują z użytkownikami obiektów w zakresie dostosowania pomieszczeń do celów działalności jednostek organizacyjnych Uniwersytetu;

d)      dbają o zapewnienie właściwego stanu technicznego instalacji i urządzeń w administrowanych obiektach;

e)      przygotowują propozycje do rocznego planu remontów;

f)       odpowiadają za stan techniczny oraz porządek i bezpieczeństwo terenów przy obiektach;

g)      współpracują ze Stanowiskiem ds. Ochrony Przeciwpożarowej w zakresie wyposażania obiektów w sprawny sprzęt ochrony przeciwpożarowej, instrukcje alarmowe oraz pożarnicze tablice informacyjno-ostrzegawcze;

h)      współpracują z innymi jednostkami w zakresie zapewnienia właściwego stanu technicznego instalacji i urządzeń energetycznych, gazowych, odgromowych, wentylacyjnych, hydrantowych i alarmowych.

2.      Monitoruje i analizuje koszty eksploatacji obiektów, gruntów, maszyn i urządzeń oraz taboru samochodowego.

3.      Przygotowuje projekty umów i realizuje umowy dotyczące krótkoterminowego wynajmu pomieszczeń (sale wykładowe, aule) i powierzchni przeznaczonych na akcje promocyjne, i informacyjne.

4.      Opracowuje opisy przedmiotu zamówienia do procedury przetargowej na obsługę i eksploatację administrowanych obiektów oraz innych jednostek Uniwersytetu. Prowadzi nadzór nad właściwą realizacją zawartych umów.

5.      Prowadzi gospodarkę samochodową Uniwersytetu a w szczególności:

1)      dysponuje środkami transportowymi oraz zabezpiecza potrzeby transportowo-spedycyjne;

2)      przyjmuje, realizuje i rozlicza zlecenia transportowe w ramach usług świadczonych dla jednostek organizacyjnych Uniwersytetu;

3)      prowadzi rejestr usług zewnętrznych transportu osobowego;

4)      nadzoruje usługi transportowe wykonywane przez podmioty zewnętrzne;

5)      kontroluje stan techniczny pojazdów oraz ich bieżącą obsługę i wyposażenie z uwzględnieniem obowiązujących przepisów;

6)      zleca wykonywanie napraw i remontów pojazdów;

7)      prowadzi rejestr i rozliczenie zakupionego paliwa oraz materiałów eksploatacyjnych dla jednostek Uniwersytetu;

8)      organizuje i rozlicza czas pracy kierowców, rozlicza zużycie paliw i materiałów dla poszczególnych jednostek transportowych i sprzętowych;

9)      prowadzi rozliczenia i rejestry dotyczące wykorzystywania prywatnych samochodów pracowników Uniwersytetu do celów służbowych;

10)  sporządza informacje o korzystaniu ze środowiska w zakresie wprowadzania gazów lub pyłów do powietrza z procesów spalania paliw w silnikach spalinowych;

11)  prowadzi gospodarkę magazynową w zakresie wydawania i rozliczania odzieży ochronnej dla pracowników, studentów i doktorantów.

 

§ 65.

Dział Studenckich Spraw Socjalnych

1.      Prowadzi sprawy związane z gospodarowaniem funduszem pomocy materialnej dla studentów i doktorantów, w szczególności opracowuje preliminarze przychodów i wydatków z funduszu pomocy materialnej dla studentów i doktorantów w uzgodnieniu z samorządem studenckim i doktorantami.

2.      Koordynuje sprawy związane ze stypendiami i nagrodami, w tym Rektora, dla studentów oraz monitoruje wykorzystanie na nie środków finansowych.

3.      Koordynuje sprawy związane ze stypendiami socjalnymi, specjalnymi dla osób niepełnosprawnych i zapomogami dot. doktorantów oraz we współpracy z Działem Kształcenia monitoruje wykorzystanie na nie środków finansowych.

4.      Prowadzi działalność w zakresie spraw socjalnych, bytowych i mieszkaniowych studentów i doktorantów, koordynuje sprawy związane z przyznawaniem im pomocy materialnej, kwaterowaniem w domach studenckich, prowadzi naliczanie bieżących należności i kontroluje ich wpłaty.

5.      Rozlicza koszty związane z eksploatacją domów studenckich.

6.      Współpracuje z Centrum Inwestycji i Remontów w zakresie inwestycji, modernizacji i remontów bazy lokalowej dla studentów.

7.      Współpracuje z Działem Zamówień Publicznych w zakresie zakupów ze środków funduszu pomocy materialnej oraz przygotowuje materiały do przetargów.

8.      Prowadzi ubezpieczenia zdrowotne studentów po 26 roku życia oraz doktorantów.

9.      Sprawdza prawidłowość sporządzania sprawozdań miesięcznych z działalności domów studenckich.

10.  Prowadzi, koordynuje i nadzoruje "Akcję Lato" w domach studenckich.

11.  Sporządza zestawienie zbiorcze opłat: miejscowej i uzdrowiskowej oraz rozlicza je z miejscowymi jednostkami samorządu terytorialnego.

12.  Przygotowuje projekty umów i realizuje umowy dotyczące krótkoterminowego wynajmu pomieszczeń (sale) i powierzchni przeznaczonych na akcje promocyjne, i informacyjne.

13.  Działowi Studenckich Spraw Socjalnych podlegają Zespoły Domów Studenckich.

14.  Administracja Zespołu Domów Studenckich:

1)      Organizuje, kontroluje i koordynuje pracę w obiektach wchodzących w skład zespołu.

2)      Odpowiada za należyte zabezpieczenie mienia Uczelni oraz zorganizowanie pracy osób zatrudnionych na stanowiskach związanych z ochroną mienia.

3)      Utrzymuje w należytym stanie administrowane budynki i pomieszczenia Uczelni.

4)      Ustala odpowiedzialność za sprzęt administracyjny i sprawuje nadzór nad racjonalną gospodarką tym sprzętem.

5)      Ustala zakresy obowiązków pracowników obsługi, wyznacza rejony sprzątania oraz normy zużycia środków czystości i innych materiałów wykorzystywanych przy eksploatacji budynków.

6)      Współpracuje ze Stanowiskiem ds. Ochrony Przeciwpożarowej w zakresie wyposażania obiektów w sprawny sprzęt ochrony przeciwpożarowej, instrukcje alarmowe oraz pożarnicze tablice informacyjno-ostrzegawcze.

7)      Zapewnia właściwe warunki bhp w administrowanych obiektach.

8)      Współpracuje w zakresie zapewnienia właściwego stanu technicznego instalacji i urządzeń energetycznych, gazowych, odgromowych, wentylacyjnych, hydrantowych i alarmowych.

9)      Rozlicza koszty związane z eksploatacją administrowanych obiektów.

10)  Prowadzi sprawy związane z zawieraniem umów dotyczących usług, wynajmu pomieszczeń w budynkach zespołu.

11)  Prowadzi sprawy związane z zakwaterowaniem studentów i innych osób zamieszkujących doraźnie w domach studenckich.

12)  Prowadzi księgi meldunkowe i przyjmuje wpłaty za noclegi, a także opłaty miejscowe i uzdrowiskowe w domach studenckich.

13)  Zapewnia utrzymanie sprawności eksploatacyjnej i wyposażenia domów studenckich.

 

§ 66.

Dział Zarządzania Nieruchomościami

1.      Zarządza nieruchomościami w zakresie planowania celów i sposobów realizacji dotyczących rozwoju nieruchomości oraz zachowania ich w stanie niepogorszonym.

2.      Przygotowuje dokumenty do Ministerstwa Skarbu Państwa w zakresie określonym ustawą o zasadach wykonywania uprawnień przysługujących Skarbowi Państwa w sprawach rozporządzania składnikami aktywów trwałych w rozumieniu przepisów o rachunkowości (grunty, budynki).

3.      Współpracuje z właściwymi miejscowo urzędami i Sądami Rejonowymi oraz innymi uprawnionymi zawodowo podmiotami lub biegłymi w zakresie niezbędnych dokumentów określających stan formalno-prawny nieruchomości.

4.      Prowadzi ewidencję nieruchomości stanowiących zasoby Uczelni.

5.      Prowadzi rozpoznanie w zakresie pozyskiwania nieruchomości dla potrzeb Uczelni.

6.      Udziela informacji o formach ochrony konserwatorskiej obiektów podlegających takiej ochronie.

7.      Opracowuje opinie oparte na monitoringu, badaniu i analizie rynku nieruchomości w zakresie stosowania odpowiednich cen wynajmu nieruchomości oraz realizuje pozostałe założenia Zasad Polityki Cenowej Uniwersytetu Gdańskiego związanej z nieruchomościami.

8.      Przygotowuje projekty umów dotyczących zbycia oraz wynajmu nieruchomości przeznaczonych na cele komercyjne, realizuje postanowienia tych umów oraz współpracuje z Sekcją ds. Windykacji w zakresie monitoringu i windykacji wobec kontrahentów niewywiązujących się z obowiązku terminowego regulowania należności z tytułu zawartych umów.

9.      Sporządza deklaracje dotyczące podatku od nieruchomości, przygotowuje zbiorcze zestawienia informacji o zakresie korzystania ze środowiska oraz inicjuje i monitoruje terminowe regulowanie zobowiązań publiczno-prawnych związanych z opłatami środowiskowymi, podatkiem od nieruchomości oraz opłatami za użytkowanie wieczyste nieruchomości

 

§ 67.

Straż Uniwersytecka

Straż Uniwersytecka działa na podstawie własnego regulaminu. W ramach swoich podstawowych zadań:

1)      Zapewnia bezpieczeństwo osób przebywających w wyznaczonych obiektach i na terenach Uniwersytetu.

2)      Chroni mienie Uniwersytetu w dozorowanych budynkach zlokalizowanych na terenie trójmiasta z wyłączeniem Domów Studenckich i Hoteli Asystenckich.

3)      Na zlecenie administracji Domów Studenckich i Hoteli Asystenckich podejmuje doraźne interwencje mające na celu przywrócenie porządku i zapewnienie przestrzegania regulaminów przez mieszkańców.

4)      Współpracuje z organami ścigania w zakresie realizowanych interwencji.

5)      Współuczestniczy w organizowaniu imprez masowych i uroczystości Uniwersytetu w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikom tych zgromadzeń.

6)      Ujawnia nieprawidłowości w zapewnieniu technicznej sprawności wyposażenia i urządzeń dozorowanych budynków oraz utrzymania ich otoczenia w należytym stanie.

7)      Rekomenduje działania organizacyjne, zabezpieczenia mechaniczne i elektroniczne w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa obiektów i terenów Uniwersytetu oraz monitoruje sprawność działania zabezpieczeń.

8)      Wykonuje czynności doradcze w zakresie zapewniania bezpieczeństwa oraz opiniuje stan zabezpieczeń obiektów i terenów Uniwersytetu.

9)      Zapewnia całodobową obsługę i kontrolę urządzeń sygnalizacji zagrożeń.

10)  Prowadzi rejestr i analizy zgłoszeń o zaistniałych zagrożeniach na terenie objętym ochroną.

11)  Organizuje i nadzoruje konwojowanie mienia zgodnie z potrzebami Uniwersytetu.

12)  Zapewnia pełną gotowość organizacyjną, techniczną i osobową w czasie wykonywania zadań stałych lub doraźnych wynikających z Planu Ochrony Uniwersytetu i obowiązujących przepisów prawa,

13)  Prowadzi bieżącą współpracę związaną z ochroną osób i mienia z: Policją, Strażami Miejskimi, Państwową Strażą Pożarną oraz z innymi specjalistycznymi organami, służbami państwowymi i samorządu terytorialnego.

 

§ 68.

Archiwum

Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego działa na podstawie własnego regulaminu. Zadaniem Archiwum jest prowadzenie działalności archiwalnej i informacyjnej a ponadto:

1)      Administruje narastającym zasobem archiwalnym Uniwersytetu.

2)      Przyjmuje i zabezpiecza dokumentację, a w szczególności:

a)      weryfikuje poprawność przygotowywania przez jednostki organizacyjne dokumentacji do przejęcia przez Archiwum,

b)      przejmuje dokumentację,

c)      przechowuje i chroni materiały archiwalne.

3)      Ewidencjonuje i opracowuje posiadane materiały archiwalne.

4)      Przygotowuje pomoce ewidencyjne (rejestry, wykazy katalogi itp.) dla zgromadzonego zasobu archiwalnego.

5)      Dokonuje brakowania dokumentacji niearchiwalnej przekazanej do Archiwum Uniwersytetu.

6)      Udostępnia materiały archiwalne dla celów administracyjnych i naukowych.

7)      Udziela pomocy pracownikom Uniwersytetu w uzyskaniu informacji o materiałach archiwalnych przechowywanych w innych archiwach.

8)      Współpracuje z Instytutem Historii UG w zakresie kształcenia studentów kierunku historia – specjalność archiwistyka, w ramach praktyk studenckich.

9)      Opracowuje przepisy wewnętrzne dotyczące zasobu archiwalnego Uniwersytetu.

10)  Współpracuje w zakresie działalności archiwalnej z Archiwum Państwowym w Gdańsku.

 

§ 69.

Zastępca Kanclerza ds. Informatyzacji

Do jednostek organizacyjnych podległych Zastępcy Kanclerza ds. Informatyzacji należą: Centrum Informatyczne oraz Sekcja Zarządzania Systemami Informatycznymi.

 

§ 70.

Centrum Informatyczne

1.      Centrum Informatyczne integruje ogólnouczelnianą działalność w zakresie informatyzacji i komputeryzacji, a w szczególności:

1)      Podejmuje inicjatywy dotyczące rozwoju informatycznego, przedstawia władzom Uczelni propozycje założeń i koncepcji tworzących nowoczesną politykę informatyczną Uniwersytetu.

2)      Zajmuje się utrzymaniem ciągłości funkcjonowania usług informatycznych realizowanych na potrzeby Uczelni i na bieżąco śledzi najnowsze trendy rozwojowe branży IT oraz wdraża rozwiązania przydatne w funkcjonowaniu Uniwersytetu.

3)      Gwarantuje spójną, o wysokiej jakości, architekturę informatyczną nastawioną na użytkowników i innych interesariuszy UG oraz prowadzi projekty związane z opracowaniem i wprowadzaniem nowego sprzętu, systemów operacyjnych i oprogramowania dla poszczególnych stanowisk pracy.

4)      Zapewnia bezpieczeństwo informacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami.

5)      Prowadzi i monitoruje szkolenia, udziela pomocy, konsultacji dla użytkowników programów i systemów informatycznych funkcjonujących w Uczelni oraz prowadzi badania związane z jakością świadczonych usług.

6)      Opracowuje i aktualizuje dokumentację techniczną w tym koncepcyjną, projektową, wykonawczą oraz powykonawczą w zakresie realizowanych zadań.

7)      Prowadzi centralną ewidencję oprogramowania i licencji.

2.      Strukturę Centrum Informatycznego stanowią:

1)      Sekcja Rozwoju Oprogramowania,

2)      Sekcja Utrzymania i Rozbudowy Sieci,

3)      Sekcja ds. E-learningu i Szkoleń,

4)      Sekcja Administratorów Sieci Wydziałowych,

5)      Sekcja Obsługi Informatycznej, podzielona na Zespoły: ds. Administracji Centralnej, ds. Biblioteki UG i Węzła Sopot, ds. Węzła Oliwa,

6)      Sekcja ds. WWW,

7)      Sekcja Przygotowania i Monitoringu Realizacji Zamówień IT.

3.      Sekcja Rozwoju Oprogramowania:

1)      Analizuje procesy biznesowe Uczelni w celu ich optymalizacji i implementacji w systemach informatycznych.

2)      Programuje uczelniane standardy w zakresie technologii IT.

3)      Wytwarza oraz rozwija oprogramowanie dla ogólnouczelnianych usług.

4)      Prowadzi szkolenia w zakresie systemów wytwarzanych i rozwijanych przez Sekcję Rozwoju Oprogramowania.

5)      Udziela wsparcia technicznego (helpdesk) dla określonych grup użytkowników w zakresie obsługi wytwarzanych i rozwijanych systemów.

6)      Realizuje eksporty i importy danych do systemu POL-on.

4.      Sekcja Utrzymania i Rozbudowy Sieci:

1)      Administruje, monitoruje i rozwija uczelnianą sieć szkieletową.

2)      Administruje i rozwija systemy bezpieczeństwa sieci.

3)      Obsługuje zakres adresowy dla potrzeb sieci komputerowych Uczelni.

4)      Administruje ogólnouczelnianymi usługami niezbędnymi do działania sieci (DNS, NetManager itd.).

5)      Administruje, monitoruje i rozwija sieć komputerową w domach studenckich.

5.      Sekcja ds. E-learningu i Szkoleń:

1)      Administruje uczelnianą platformą e-learningową.

2)      Wspomaga opracowywanie kursów e-learningowych.

3)      Prowadzi szkolenia w zakresie usług i systemów informatycznych utrzymywanych i rozwijanych przez Centrum Informatyczne.

6.      Sekcja Administratorów Sieci Wydziałowych:

1)      Nadzoruje i monitoruje wydziałowe sieci komputerowe.

2)      Podłącza urządzenia do sieci komputerowej.

3)      Rozwiązuje problemy z urządzeniami sieciowymi.

4)      Zarządza licencjami ogólnouczelnianych programów użytkowych.

7.      Sekcja Obsługi Informatycznej składa się z Zespołów:

1)      Zespół ds. Administracji Centralnej:

a)      Utrzymuje i rozwija serwery i oprogramowanie wykorzystywane w administracji centralnej, w tym Zintegrowanego Systemu Zarządzania Uczelnią, informatycznego systemu obiegu dokumentów.

b)      Wspiera użytkowników administracji centralnej w zakresie korzystania z systemów informatycznych.

c)      Planuje, testuje i wdraża nowe usługi z zakresu IT w administracji centralnej.

d)      Administruje centralnymi usługami sieciowymi Uczelni – WWW, poczty elektronicznej, DNS, itp.

e)      Planuje, tworzy, testuje i wdraża nowe ogólnouczelniane usługi sieciowe.

f)       Pomaga pracownikom Uczelni w zakresie korzystania z ogólnouczelnianych usług sieciowych

g)      Utrzymuje i rozwija serwery oraz urządzenia pamięci masowej.

2)      Zespół ds. Biblioteki UG i Węzła Sopot:

a)      Udziela wsparcia pracownikom Biblioteki w zakresie korzystania z systemów informatycznych.

b)      Administruje usługami bibliotecznymi, w tym systemem Virtua, usługą VPN dla baz udostępnianych przez Bibliotekę UG, itp.

c)      Planuje, testuje i wdraża nowe informatyczne usługi biblioteczne.

d)      Utrzymuje i rozwija usługi i oprogramowanie wykorzystywane w Bibliotece.

e)      Administruje i rozwija główny serwis WWW Biblioteki.

8.      Sekcja ds. WWW:

1)      Administruje i rozwija główny serwis WWW Uniwersytetu Gdańskiego.

2)      Rozwija systemy CMS wspierane przez Centrum Informatyczne.

3)      Planuje, testuje i wdraża nowe technologie związane z systemem WWW.

9.      Sekcja Przygotowania i Monitoringu Realizacji Zamówień IT:

1)      Identyfikuje potrzeby zakupowe jednostek organizacyjnych Uczelni w obszarze IT.

2)      Przygotowuje opisy przedmiotu zamówienia, warunków udziału i kryteriów oceny ofert dla ogólnouczelnianych postępowań w obszarze IT oraz współpracuje w tym zakresie z jednostkami organizacyjnymi dla pozostałych postępowań.

3)      Monitoruje realizację zamówień IT oraz zmian technologicznych, trendów rozwoju branży pod kątem zabezpieczenia potrzeb Uczelni i realizowanych zadań.

 

§ 71.

Sekcja Zarządzania Systemami Informatycznymi

1.      W zakresie Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on:

1)      Administruje kontami użytkowników.

2)      Nadaje i modyfikuje uprawnienia (role) modułów systemu.

3)      Nadzoruje przestrzeganie zasad bezpieczeństwa danych przesyłanych elektronicznie.

4)      Zarządza słownikami i strukturą Uczelni w systemie.

5)      Monitoruje wykonanie zadań sprawozdawczych wymaganych w systemie POL-on.

2.      W zakresie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD):

1)      Administruje kontami użytkowników.

2)      Prowadzi szkolenia.

3)      Wspiera merytorycznie oraz technicznie użytkowników.

4)      Koordynuje działania mające na celu wdrożenie systemu.

5)      Współpracuje z jednostkami administracyjnymi UG w zakresie niezbędnym do prawidłowej funkcjonowania systemu.

 

§ 72.

Zastępca Kanclerza ds. Inwestycji i Remontów

Do jednostek organizacyjnych podległych Zastępcy Kanclerza ds. Inwestycji i Remontów należą: Centrum Inwestycji i Remontów, Sekcja Remontowa, Stanowisko ds. Ochrony Przeciwpożarowej.

 

§ 73.

Centrum Inwestycji i Remontów

1.      Realizuje bieżącą działalność w zakresie gospodarki remontowej i inwestycyjnej.

2.      Nadzoruje inwestycje budowlane i remonty realizowane przez Uczelnię.

3.      Opracowuje plany remontów i inwestycji.

4.      Przygotowuje, realizuje i rozlicza projekty inwestycyjne w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, środków własnych i innych źródeł.

5.      Współpracuje z koordynatorami projektów, instytucjami zarządzającymi, wdrażającymi, pośredniczącymi i finansującymi.

6.      Przygotowuje założenia, wytyczne oraz uzgodnienia z użytkownikami do opracowania dokumentacji projektowo-kosztorysowej dotyczącej inwestycji i remontów budynków.

7.      Przygotowuje informacje do prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych związanych z realizacją projektów.

8.      Bierze udział w pracach związanych z przygotowaniem wniosków o dofinansowanie inwestycji.

9.      Przyjmuje, ewidencjonuje, gromadzi i udostępnia dokumentację techniczną obiektów istniejących oraz dokumentację projektów, o których mowa w ust. 4.

10.  Sporządza sprawozdania z poniesionych nakładów finansowych, w tym wnioski o płatność.

11.  Uczestniczy w odbiorach technicznych obiektów oraz przygotowuje dokumentację dotyczącą ich włączenia do składników majątkowych Uczelni.

12.  Kontroluje przestrzeganie przepisów i zasad BHP oraz ochrony ppoż. w czasie realizacji zadań.

13.  Przeprowadza komisyjne przeglądy obiektów Uczelni w celu określenia ich stanu technicznego.

14.  Prowadzi rozliczenia finansowe w zakresie prowadzonych zadań oraz prowadzi rejestry udzielanych zamówień i ich kosztów.

15.  Organizuje współpracę Uniwersytetu z podmiotami zapewniającymi możliwości realizacji potrzeb inwestycyjnych, remontowych w ramach wykonawstwa zleconego.

16.  Utrzymuje w ciągłej sprawności infrastrukturę techniczną budynków poprzez sprawowanie nadzoru nad sieciami, instalacjami, urządzeniami energetycznymi, systemami wentylacji i klimatyzacji, urządzeniami węzłów cieplnych i kotłowni oraz systemami bezpieczeństwa przeciwpożarowego, sygnalizacji włamania i napadu oraz kontroli dostępu.

17.  Zapewnia nadzór nad istniejącą infrastrukturą techniczną sieci elektroenergetycznych w celu utrzymania ciągłości ruchu, zabezpieczenia dostaw mediów oraz zapewnienia bezpieczeństwa ludzi i mienia.

18.  Sprawuje nadzór nad prawidłową i racjonalną pracą urządzeń energetycznych i instalacji.

19.  Planuje i analizuje koszty zużycia energii elektrycznej, energii cieplnej i gazu, monitoruje zużycie czynników energetycznych oraz sporządza sprawozdania do GUS.

20.  Współpracuje z Urzędem Regulacji Energetyki, Zakładami Energetycznymi oraz innymi podmiotami w pozyskiwaniu nowych źródeł energii, zakupu energii od innych wytwórców, zakupu energii ze źródeł niekonwencjonalnych i odnawialnych oraz wytwarzanej w skojarzeniu z wytwarzaniem ciepła, zakupu ciepła ze źródeł niekonwencjonalnych i odnawialnych.

21.  Uczestniczy w przygotowaniu audytów energetycznych.

22.  Planuje i wdraża przedsięwzięcia energetyczne w celu osiągnięcia wymiernego efektu ekonomicznego związanego z ograniczeniem wielkości strat energii.

23.  Prowadzi negocjacje cen i opłat z dostawcami mediów oraz dokonuje aktualizacji zawartych umów.

24.  Nadzoruje i monitoruje prawidłowość pracy wskazań urządzeń pomiarowo-rozliczeniowych oraz przestrzega terminów ich legalizacji.

25.  Monitoruje i rejestruje dobowe i miesięczne przebiegi zużycia energii elektrycznej, energii cieplnej i gazu w celu wyboru najlepszej taryfy cenowej dla poszczególnych mediów oraz uaktualnia zapotrzebowania na media.

26.  Sprawdza pod względem merytorycznym faktury za media.

27.  Opiniuje wszystkie podłączenia do sieci energetycznych i przełączenia ruchowe w sieci wszystkich rodzajów mediów, będących własnością lub eksploatowanych przez Uczelnię.

28.  Określa warunki techniczne podłączenia do sieci energetycznych UG, proponuje stawki oraz opłaty za wszystkie media dla kontrahentów i najemców.

29.  Współpracuje z pozostałymi jednostkami organizacyjnymi UG w zakresie tworzenia i uzgadniania dokumentacji technicznej inwestycji i remontów oraz w zakresie planowania zadań inwestycyjnych, remontowych i bieżącej eksploatacji sieci, urządzeń i instalacji energetycznych, systemów i urządzeń wentylacji, klimatyzacji, urządzeń w węzłach cieplnych i kotłowniach oraz systemów bezpieczeństwa.

30.  Analizuje przyczyny i podejmuje działania naprawcze i przedsięwzięcia w celu zapobieżenia lub usunięcia awarii sieci, urządzeń i instalacji energetycznych, systemów i urządzeń wentylacji, klimatyzacji, urządzeń w węzłach cieplnych i kotłowniach oraz systemów bezpieczeństwa.

31.  Monitoruje stan techniczny oraz prawidłowość działania systemów wentylacji i klimatyzacji, urządzeń węzłów cieplnych i kotłowni oraz systemów bezpieczeństwa przeciwpożarowego, systemów sygnalizacji włamania i napadu oraz kontroli dostępu w budynkach Uniwersytetu.

32.  Uczestniczy w przeglądach serwisowych, reguluje systemy wentylacji i klimatyzacji, urządzenia węzłów cieplnych i kotłowni oraz systemy bezpieczeństwa we współpracy z gwarantem budynku, serwisem urządzeń, a także administracją poszczególnych obiektów.

33.  Obsługuje wizualizację systemu BMS i nowoczesne systemy automatyki.

 

§ 74.

Sekcja Remontowa

1.      Wykonuje naprawy i remonty w obiektach Uniwersytetu w zakresie robót:

1)      budowlanych (betonowych, murarskich, tynkarskich, malarskich okładzinowych, posadzkarskich, stolarskich obejmujących wymianę stolarki);

2)      elektrycznych (modernizacja oraz montaż instalacji elektrycznej, wymiana lub montaż osprzętu elektrycznego, montaż rozdzielni elektrycznych, montaż opraw oświetleniowych);

3)      hydraulicznych (wykonywanie instalacji wod-kan, wymiana grzejników zaworów oraz głowic termostatycznych, wymiana oraz montaż armatury sanitarnej, drobne prace spawalnicze).

2.      Prowadzi przedmiary prac objętych remontem oraz wykonuje ich wycenę w oparciu o kosztorys inwestorski w porównaniu z wykonawstwem własnym Sekcji.

3.      Zajmuje się zakupem materiałów przeprowadzanych zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, rozliczanych na podstawie zleceń warsztatowych.

 

§ 75.

Stanowisko ds. Ochrony Przeciwpożarowej

1.      Inicjuje i koordynuje realizację zadań w zakresie bezpieczeństwa pożarowego Uniwersytetu.

2.      Przeprowadza kontrole i przedkłada kierownictwu Uniwersytetu wnioski mające na celu poprawę i usprawnienie stanu bezpieczeństwa pożarowego.

3.      Współdziała w szkoleniu pracowników, studentów i doktorantów w zakresie ochrony przeciwpożarowej.

4.      Wnioskuje o ukaranie pracowników odpowiedzialnych za stan bezpieczeństwa pożarowego w przypadku nieprzestrzegania przepisów w tym zakresie.

5.      Wnioskuje w sprawie wyłączenia z użytkowania maszyn i urządzeń grożących pożarem lub wybuchem.

6.      Opracowuje wspólnie z zainteresowanymi jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu projekty wieloletnich programów i planów poprawy stanu bezpieczeństwa pożarowego.

7.      Sprawuje nadzór nad prawidłowością rozmieszczenia, stanem gotowości, konserwacji sprzętu i urządzeń przeciwpożarowych, prawidłowym wyznaczeniem, oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych, środków łączności i alarmowania itp.

8.      Bierze udział w komisjach oceny projektów inwestycyjnych budowy, przebudowy, modernizacji i remontów oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów i urządzeń Uniwersytetu oraz uczestniczy w komisjach odbiorczych tych obiektów i urządzeń.

9.      Opiniuje oceny, ekspertyzy, instrukcje bezpieczeństwa pożarowego oraz inne opracowania z zakresu ochrony przeciwpożarowej Uniwersytetu.

 

 

ROZDZIAŁ X
Przepisy końcowe

 

§ 76.

1.      Wątpliwości i spory dotyczące podziału kompetencji i zadań wynikających z postanowień niniejszego regulaminu rozstrzyga Rektor.

2.      W sprawach nieujętych w Regulaminie obowiązują Ustawa, Statut i inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

 

Załączniki:

Załącznik nr 1: Schemat struktury organizacyjnej administracji Uczelni.

Załącznik nr 2: Przykładowy podział organizacyjny wydziałowych jednostek administracji oraz ich zadania.